Les étapes dans FORDOC

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Pour les Maître de Stage

Incomplet signifie qu’il manque des informations sur le Maître de Stage pour que l’antenne du CCFFMG dispose des informations indispensables pour valider les données de base d’un contrat de stage.

A ce stade, aucune convention de stage ne peut être généré pour être soumis à la signature.

En attente de validation signifie que l’antenne du CCFFMG dispose de toutes les informations indispensables sur le Maître de Stage pour valider les données de base d’une convention de stage.

A ce stade, l’antenne CCFFMG peut vérifier la validité des informations transmises.

Validé signifie que l’antenne du CCFFMG a vérifié que toutes les informations nécessaires sur le Maître de Stage étaient disponibles et que ces informations étaient valides.

Pour les candidats médecins généralistes

Incomplet signifie qu’il manque des informations sur le candidat médecin généraliste pour que l’antenne du CCFFMG dispose des informations indispensables pour valider les données de base d’une convention de stage.

A ce stade, aucune convention de stage ne peut être généré pour être soumis à la signature.

En attente de validation signifie que l’antenne du CCFFMG dispose de toutes les informations indispensables sur le candidat médecin généraliste pour valider les données de base d’une convention de stage.

A ce stade, l’antenne CCFFMG peut vérifier la validité des informations transmises.

Validé signifie que l’antenne du CCFFMG a vérifié que toutes les informations nécessaires sur le candidat en médecin généraliste étaient disponibles et que ces informations étaient valides.

Pour les Stages

En attente de validation signifie que l’antenne du CCFFMG a bien reçu une demande de stage.

A ce stade, l’antenne CCFFMG peut vérifier la validité des informations transmises.

Validé signifie que l’antenne du CCFFMG a vérifié que toutes les informations nécessaires pour un stage étaient valides.

A ce stage, l’antenne du CCFFMG peut générer les contrats de stage qui devront être ensuite signés manuscritement sur une version papier.

Terminé signifie que la période de stage est écoulée.

Archivé signifie que la période de stage est écoulée et que toutes les opérations administratives et comptables sont clôturées. A noter que les archives sont conservées 7 ans.

Annulé signifie que le stage n’a pas été accepté, n’a pas eu lieu ou a été interrompu pour des raisons diverses.

Pour les conventions et protocoles

En vérification signifie que les conventions sont disponibles pour l’antenne du CCFFMG mais font encore l’objet d’une ultime vérification pour être éventuellement re-générés.

En attente signature sur papier signifie que l’antenne du CCFFMG n’a pas encore reçu l’ensemble des conventions et protocoles signés sur papier par toutes les parties concernées (pour être signés au final par l’administrateur dûment mandaté du CCFFMG).

Signé et transmis au CCFFMG signifie que l’ensemble des conventions et protocoles ont été signés par les parties concernées et par l’administrateur dûment mandaté par le CCFFMG

La numérotation des conventions

Exemple

0001-UCL-MD-1-2014-oct-FOR

0013-ULB-MD-2-2016-oct-COO

1924-ULG-HP-3-2013-nov-MAI

La signification

  • Les 4 premiers chiffres correspondent à un numéro unique du stagiaire
  • Les trois premières lettres pour déterminer l’université
  • MD ou HP pour une convention chez un Maître de stage ou dans un hôpital
  • 1, 2 ou 3 pour déterminer l’année du stage
  • 4 chiffres pour l’année de début du stage
  • 3 lettres pour le mois de début du stage
  • 3 lettres (FOR – COO – MAI) pour le type de convention : convention de FORmation, de COOrdination, de MAItrise de stage

 

Pour les Time sheet

Brouillon signifie que le candidat médecin généraliste n’a pas encore envoyé la timesheet au Maître de Stage responsable pour approbation

En attente d’approbation signifie que le candidat médecin généraliste a complété définitivement la timesheet. Il n’est plus en mesure de la modifier par lui-même. La timesheet a été envoyée au Maître de Stage responsable.

Désapprouvée par le Maître de Stage responsable signifie que le Maître de Stage responsable n’a pas approuvé les données de la timesheet. Une notification par mail parvient au candidat médecin généraliste qui sera invité à modifier la timesheet du mois concerné.

Approuvée par le Maître de stage responsable signifie que le Maître de Stage responsable a approuvé les données de la timesheet en l’envoyant au CCFFMG.

Validé par le CCFFMG pour transmission au secrétariat social signifie que le CCFFMG va se basé sur les informations de cette timesheet pour transmettre les données nécessaires au secrétariat social.

Si la timesheet validée par le CCFFMG pour transmission au secrétariat social diffère de la timesheet approuvée par le Maître de Stage responsable, un mail est adressé au Maître de Stage responsable et au candidat médecin généraliste. Un commentaire personnalisé par l’antenne CCFFMG donne la justification la différence entre les deux timesheets.