4. Nomination du Maitre de stage par les universités

Pour pouvoir signer une convention de maîtrise de stage avec le CCFFMG, le Maître de stage doit préalablement répondre à ces deux exigences :

d’une part, être agréé comme Maître de stage généraliste par le SPF santé (niveau fédéral)
d’autre part, être nommé par les universités comme collaborateur pédagogique, responsable d’un dispositif de stage

Nouveauté 2023-2024 !

4.1. Condition pour signer une convention avec le CCFFMG

Un dispositif de stage en MG est l’ensemble des moyens et des ressources pédagogiques, organisationnels, matériels et professionnels qu’un Maître de stage agréé et nommé s’engage à mettre en œuvre pour assurer sa mission de Maître de stage dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine Générale.

La validité de la présente procédure de nomination d’un Maître de stage comme collaborateur pédagogique, responsable d’un dispositif de stage, découle :

de la compétence des trois universités francophones (UCLouvain, ULiège, ULB) d’organiser le cursus de formation des candidats MG en vue de l’obtention d’un diplôme de Master de spécialisation en Médecine Générale ;
de la prérogative des universités de désigner leurs collaborateurs pédagogiques ;
de l’obligation pour le CCFFMG de contrôler le respect et l’exécution des conventions conclues ;
de la convention de maitrise de stage telle que définie par l’AR du 17 juillet 2009 modifiant l’AR du 21 avril 1983 fixant les modalités de l’agréation des médecins spécialistes et des médecins généralistes. L’article 1 de cette convention stipule que « le Maître de Stage est reconnu par le SPF Santé Publique et par le Centre ou le Département de Médecine Générale dont il dépend ».
d’un accord de coopération entre les 3 universités francophones et le CCFFMG

4.2. Le GT Recommandation du CCFFMG (GR)

Le Groupe de travail Recommandation du CCFFMG (en abrégé, GR) a pour mission de soumettre à chacun des trois départements ou centres universitaires de MG une liste commune, exhaustive et unique de recommandations pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.

Le GR est composé de membres avec voix délibérative, à savoir :

3 représentants du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix.
3 représentants du département de médecine de l’ULiège, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix.
3 représentants du département de médecine de l’ULB, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix.

Le GR est également composé de membres avec voix consultative, à savoir :

3 représentants des Maîtres de stage, membres du conseil d’administration du CCFFMG, ou la personne qu’ils désignent chacun pour les représenter. Ils sont porteurs d’une seule voix consultative.
3 représentants des candidats MG, membre de l’Assemblée générale du CCFFMG, désignés par l’asbl Association des Médecins généralistes en formation. Ils sont porteurs d’une seule voix consultative.

4.3. Types de nomination

Nombre de candidat MG

Un Maître de stage est nommé pour un des types de dispositifs de stage suivant :

soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir un seul candidat MG
soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir avec deux candidats MG.

Une exception est possible pour autoriser à accueillir les dispositifs de stage avec un troisième candidat MG uniquement en cas de prolongation de stage de maximum 3 mois.

durée de la nomination

La durée de nomination d’un Maître de stage porte sur maximum 3 années académiques. Une nomination est renouvelable en introduisant un nouveau dossier.

4.4. Procédure de nomination universitaire d’un Maître de stage

Introduction du dossier

La demande de nomination comme Maître de stage est introduite via l’application mg nomination par le Maître de stage généraliste demandeur. MG nomination est le dispositif unique pour introduire une demande auprès des universités concernées (UCLouvain, ULiège, ULB).

Répartition des dossiers

Chaque dossier est attribué de manière aléatoire par l’application à 1 des 3 représentants des départements ou centre universitaires. Le responsable de département ou de centre peut modifier cette attribution.

Chaque dossier est par ailleurs attribué de manière aléatoire à :

1 des 3 représentants des Maîtres de stage ;
1 des 3 représentants des assistants.

En cas de conflit d’intérêt (lien de parenté ; grande proximité professionnelle ; …), le membre concerné du GR se dessaisit. Le dossier est réattribué aléatoirement à un autre membre du GR.

Prise d’avis

Les avis consultatifs sont récoltés à l’aide de l’application MG nomination avant le vote décisionnel du GR du CCFFMG. Le délai maximal de remise d’avis consultatif est de maximum 30 jours. Passé ce délai, le vote décisionnel peut avoir lieu.

décision électronique unanime

Les membres avec voix délibérative du GR opèrent ensuite individuellement un premier vote par voie électronique via MG nomination. Si ce vote électronique est unanime, la recommandation est favorable.

Décision après délibération

Si ce vote électronique n’est pas unanime, la décision est alors portée à la délibération puis au vote lors d’une réunion du GR. Dans ce cas, la décision de nomination reste prise à l’unanimité. En cas de recommandation négative, la décision est motivée par écrit. Cette décision est enregistrée via MG nomination.

Le GR a la possibilité de :

demander des informations complémentaires (à l’aide de l’application MG nomination)
proposer une rencontre sur le lieu potentiel de stage entre le médecin généraliste qui sollicite la nomination et une ou plusieurs personnes mandatées par le GR.

Le GR se réunit en vidéoconférence ou en présentiel.

délai d’examen d’un dossier

Hors période transitoire en 2023 (voir point 4.5), le délai de réponse du GT Recommandation est de maximum 3 mois pour traiter les demandes introduites entre le 1 octobre et le 30 avril.

Hors période transitoire (voir point 5), le délai de réponse du GT Recommandation du CCFFMG est de maximum 5 mois pour traiter les demandes introduites entre le 1 mai et le 30 septembre.

communication de la décision

La décision du GR est communiquée au médecin généraliste sollicitant une nomination avant transmission de la liste exhaustive à ratifier par les 3 universités. Les amendements à la liste des recommandations de nomination sont transmis périodiquement aux instances de décisions universitaires compétences. La mention d’une nomination est par ailleurs indiquée automatiquement sur le profil de Maître de stage dans fordoc

Le GR peut prendre l’initiative de fixer un délai au Maître de stage pour se mettre en conformité avec les engagements pris lors de sa nomination.

Recours auprès du GR

Après communication par le GR d’une recommandation de refus ou de retrait, le médecin généraliste sollicitant la nomination peut introduire un recours via l’application MG nomination. Un accusé de réception sera envoyé dès réception. Ce recours fera l’objet d’une décision au plus tard dans les 3 mois de l’introduction.

Lors de l’examen du recours, le GR a :

l’obligation de proposer au Maître de stage concerné d’être entendu ;
la possibilité de solliciter une rencontre sur le lieu de stage entre le Maître de stage et une personne ou plusieurs personnes que le GR aura mandatées.

La décision de recommandation suite à un recours est également prise à l’unanimité.

Recours auprès D’UN ou plusieurs Doyen(s) de Faculté de médecine

Suite à la première procédure de recours, en cas de contestation de la recommandation décidée par le GR, le médecin généraliste sollicitant la nomination a la possibilité d’introduire un recours auprès d’un ou plusieurs Doyens de Faculté de Médecine de son choix : UCLouvain, ULB ou Uliège.
Le Collège des Doyens de Faculté de Médecine s’est engagé à traiter ces recours de manière collégiale
La procédure formelle de ce recours découle du règlement de l’université où le recours a été introduit.

4.5. Dispositions transitoires

Dispositifs de stage en cabinet médical

Ce système de nomination universitaire porte ses effets pour l’année académique 2023-2024 (qui débute en septembre 2023)
Les demandes de nomination pour l’année 2023-2024 (1 octobre 2023) devront faire l’objet d’une demande à partir du 16 janvier 2023. Les demandes arrivées après le 31 mars 2023 sont susceptibles de ne pas pouvoir aboutir à une nomination universitaire pour l’année académique à venir.

Dispositifs de stage en milieu hospitalier

Ce système de nomination universitaire porte ses effets pour l’année académique 2024-2025 (qui débute en septembre 2024)
Les demandes de nomination pour l’année 2024-2025 (1 octobre 2024) devront faire l’objet d’une demande à partir du 16 janvier 2024. Les demandes arrivées après le 31 mars 2024 sont susceptibles de ne pas pouvoir aboutir à une nomination universitaire pour l’année académique à venir.

4.6. Critères de recommandation d’un dispositif de stage avec 1 seul candidat MG

collaborateur pédagogique de l’université.

Inscrire le dispositif de stage dans le projet pédagogique des universités dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine générale.

avoir introduit un dossier comme maître de stage par le spf santé.

Le Maître de stage demandeur s’engage à communiquer au GR le dossier introductif qui a été soumis pour cet agrément par le SPF Santé.

vademecum

Le Maitre de stage demandeur s’engage à respecter toutes dispositions reprises dans le vademecum du CCFFMG.

volume d’activités

Le Maître de stage demandeur démontre, données chiffrées pertinentes à l’appui (contacts, nombre de DMG, particularités, …), que :

le dispositif de stage permet au candidat MG d’assurer en moyenne 10 à 15 contacts par jour.
le volume d’activités du Maître de stage demandeur lui permet d’être disponible pour superviser le candidat MG.

A titre indicatif, sauf situations particulières à justifier, la fourchette de référence pour le volume d’activités d’un Maître de stage est définie entre 80 et 200 contacts par semaine.

diversité des activités

Le Maître de stage demandeur fournit la preuve, données pertinentes à l’appui, que le candidat MG rencontrera une morbidité variée (en consultations et en visites). Il s’engage par ailleurs à ce que le candidat MG puisse prendre en charge de façon autonome un certain nombre de patients de manière adaptée à ses progrès dans la formation.

équipements

Le Maître de stage demandeur décrit l’équipement, l’aménagement et l’organisation de ses locaux professionnels en présentant en quoi ils sont adaptés à l’accueil d’un candidat MG.

Supervisions minute (disponibilité immédiate)

Le Maître de stage demandeur présente les dispositions qui seront prises pour les supervisions « minute » :

disponibilité téléphonique
intervention rapide sur place
suppléance en cas d’indisponibilité (choisie ou subie)

Le Maître de Stage responsable doit être disponible et contactable par le candidat MG qui doit pouvoir à tout instant le solliciter pour des informations, des directives ou des conseils concernant l’exercice de la médecine générale. En l’absence du Maître de Stage responsable, le candidat MG doit être supervisé par un collègue Maître de Stage également reconnu par le SPF Santé, également nommé par les universités, identifié comme Maître de stage adjoint dans les conventions.

Le Maître de stage demandeur s’engage à respecter les dispositions ainsi présentées.

Supervisions cliniques et pédagogiques de qualité

Présenter en détail les dispositions qui seront prises pour assurer des supervisions cliniques et pédagogiques de qualité (distinctes des supervisions « minute »)

Analyse d’un cas, une situation, une intervention particulière
Encadrement d’une pratique professionnelle
Transmission de connaissances, de compétences, d’expériences
Ajustement de la relation professionnelle
Fixation des objectifs de l’assistanat
Evaluation des résultats atteints lors de l’assistanat.

Présenter les dispositions prises pour assurer des contacts personnels consacrés au compte-rendu d’activités, à l’organisation et à l’accompagnement du travail du candidat, à l’apprentissage des aptitudes diagnostiques et thérapeutiques, à des discussions de cas, à l’évaluation et au perfectionnement. Présenter les modalités mises en place pour consacrer aux supervisions cliniques et pédagogiques en moyenne de 2 heures par semaine. Le calcul de cette moyenne est réalisé sur 13 semaines. S’engager à respecter ces modalités. Veiller à distinguer clairement les réunions d’organisation du travail collectif et les rencontres de supervisions.

Présenter comment un Maître de stage adjoint prend le relais pour les supervisions cliniques et pédagogiques en cas d’absence choisie ou subie.

Prendre l’engagement de respecter les dispositions ainsi présentées.

Maître de stage adjoint

Tous les maîtres de stage adjoints qui contribuent à un dispositif de stage doivent également faire l’objet d’une nomination universitaire.

collaboration avec un maître de stage adjoint

Il est obligatoire que, pour chaque stage, le Maître de stage responsable identifie un ou plusieurs Maîtres de stage adjoint(s) avec qui il peut collaborer pour assurer, en cas d’indisponibilité (force majeure, incapacité de travail, congés,…), la continuité de la supervision du candidat MG par un Maître de stage adjoint agréé par le SPF. Il s’agit, pour le Maître de stage responsable, de limiter les risques de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles. C’est aussi une protection pour le candidat MG en cas d’indisponibilité impromptue du Maître de stage responsable.

L’identification du Maître de stage adjoint – qui doit être agréé par le SPF Santé et nommé par les universités – est indiquée dans la convention de formation via https://futurmg.be/fordoc.

Cette identification de départ est utile pour :

limiter les risques pour le Maître de stage responsable de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles de Maître de stage
faciliter l’organisation du stage en période d’indisponibilité du Maître de stage principal
identifier toutes les parties concernées pour les dossiers d’assurances.

Collaboration avec le maître de stage spma (1/15 – locorégionaux)

S’engager à accepter une éventuelle visite annuelle du maître de stage SPMA sur le lieu de la pratique du candidat MG.

4.7. Critères de recommandation d’un dispositif de stage avec 2 candidats MG

Respecter les critères énoncés au point 4.6

Démontrer une expérience de la maîtrise de stage en MG

Démontrer que les engagements pris sont possibles pour chacun des 2 candidats MG pris individuellement, en particulier :

la diversité des activités
l’adéquation des équipements
l’individualisation des supervisions minute
l’individualisation des supervisions cliniques et pédagogiques de qualité
l’identification d’un Maître de stage adjoint spécifique