4. Nomination du Maitre de stage par les universités

Pour pouvoir signer une convention de maîtrise de stage avec le CCFFMG, le Maître de stage doit préalablement répondre à ces deux exigences :

  • d’une part, être agréé comme Maître de stage généraliste par le SPF santé (niveau fédéral)

  • d’autre part, être nommé par les universités comme collaborateur pédagogique, responsable d’un dispositif de stage

4.1. Conditions pour signer une convention avec le CCFFMG

Un dispositif de stage en MG est l’ensemble des moyens et des ressources pédagogiques, organisationnels, matériels et professionnels qu’un Maître de stage agréé et nommé s’engage à mettre en œuvre pour assurer sa mission de Maître de stage dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine Générale.

La validité de la présente procédure de nomination d’un Maître de stage comme collaborateur pédagogique, responsable d’un dispositif de stage, découle :

  • de la compétence des trois universités francophones (UCLouvain, ULiège, ULB) d’organiser le cursus de formation des candidats MG en vue de l’obtention d’un diplôme de Master de spécialisation en Médecine Générale ;
  • de la prérogative des universités de désigner leurs collaborateurs pédagogiques ;
  • de l’obligation pour le CCFFMG de contrôler le respect et l’exécution des conventions conclues ;
  • de la convention de maitrise de stage telle que définie par l’AR du 17 juillet 2009 modifiant l’AR du 21 avril 1983 fixant les modalités de l’agréation des médecins spécialistes et des médecins généralistes. L’article 1 de cette convention stipule que « le Maître de Stage est reconnu par le SPF Santé Publique et par le Centre ou le Département de Médecine Générale dont il dépend ».
  • d’un accord de coopération entre les 3 universités francophones et le CCFFMG

4.2. Introduction de la demande

4.2.1. L’application MG Nomination

La demande de nomination comme Maître de stage est introduite via l’application mg nomination par le Maître de stage généraliste demandeur.  MG nomination est le dispositif unique pour introduire une demande auprès des universités concernées (UCLouvain, ULiège, ULB).

4.2.2. Calendrier de la demande

La procédure MG Nomination est d’application par année académique qui débute le 1 octobre. La première année académique concernée est l’année 2024-2025.

Compte tenu des différents délais maximaux possibles, il est recommandé d’introduire le dossier avant décembre si l’on veut être assuré que la procédure puisse être menée à temps pour l’année académique suivante.

4.2.3. Nombre de candidat MG

Un Maître de stage est nommé pour un des types de dispositifs de stage suivant :

  • soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir et superviser un seul candidat MG
  • soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir et superviser deux candidats MG.

 

Une exception est possible pour accueillir un candidat MG supplémentaire au sein du dispositif de stage :

  • en cas de prolongation de stage de maximum 3 mois.
  • en remplacement d’un candidat MG absent pour une longue durée.
 4.2.4. Durée de la nomination

La durée de nomination d’un Maître de stage porte sur maximum 3 années académiques. Une nomination est renouvelable en introduisant un nouveau dossier.

4.3. Le vote décisionnel par voie électronique du CCFFMG du GRD

4.3.1. Mission du GRD

Le groupe décisionnel par voie électronique (GRD)  a pour mission d’émettre un avis par voie électronique via l’application MG Nomination à propos de la demande du Maître de stage.

  • Si l’avis est unanime et favorable, la recommandation est transmise en vue de la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
  • Si l’avis n’est pas unanime, le dossier est traité par le GRE (voir ci-après).
4.3.2. Composition du GRD

Le GRD est composé par :

  • 3 représentants du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
  • 3 représentants du département de médecine de l’ULiège, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
  • 3 représentants du département de médecine de l’ULB, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
4.3.3. Procédure au sein du GRD (avis décisionnel électronique)

Chaque dossier est attribué aux 3 représentants des départements ou centre universitaires. Le responsable de département ou de centre peut modifier cette attribution vers un des deux autres membres du GRD de son université.

Les membres du GRD ont la possibilité de s’appuyer ou non sur différentes informations émanant de différents types d’acteurs :

    • les représentants des Maître de stage désignés au sein de l’asbl CCFFMG
    • les représentants des assistants désignés au sein de l’asbl CCFFMG
    • le secrétaire général du CCFFMG
    • le secrétariat de l’antenne CCFFMG au sein de son université
    • les Maîtres de stage de séminaires des assistants qui sont ou ont été en stage auprès du Maître de stage demandeur.
    • les cellules de conseil et de médiation au sein des différents centres et départements de médecine générale.

Les membres du GRD opèrent individuellement un vote par voie électronique via MG nomination. Si ce vote électronique est unanimement positif, la recommandation est favorable.

Si un des membres du GRD n’a pas voté après 90 jours calendrier, à dater du jour du dépôt de la demande, son vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information de recommandation favorable par mail via l’application MG Nomination.

4.3.4. Procédure au sein du GRD (avis décisionnel électronique) en cas de demande d’informations complémentaires au Maître de stage demandeur.

Les membres du GRD ont la possibilité – à l’aide de l’application MG nomination – de demander des informations complémentaires au Maître de stage demandeur.

Le Maître de stage demandeur dispose d’un délai de 30 jours calendrier pour apporter sa réponse – via l’application MGNomination.

Après réception du complément d’informations, les membres du GRD opèrent individuellement un nouveau vote par voie électronique via MG nomination. Si ce vote électronique est unanime, la recommandation est favorable et positive.

Si le Maître de stage demandeur n’a pas apporté sa réponse dans les 30 jours calendrier – à dater du jour de la transmission de la demande d’infos complémentaires émanant d’un membre du GRD, la demande initiale du Maître de stage demandeur est automatiquement transmise au GRE avec indication de la non-réception de la réponse.

Si un des membres du GRD n’a pas voté après 60 jours calendrier, à dater du jour de la transmission de l’information complémentaire, son vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information de recommandation favorable par mail via l’application MG Nomination avant transmission de la liste exhaustive à confirmer totalement ou partiellement par chacune des 3 universités. La mention d’une nomination est par ailleurs indiquée automatiquement sur le profil de Maître de stage demandeur dans

4.4. Le vote décisionnel du CCFFMG en réunion du GRE

4.4.1. Missions du GRE

Le Groupe décisionnel en réunion (GRE) a pour première mission d’émettre un avis lorsque le GRD n’a pas remis de recommandation unanimement favorable.

 

Le GRE a pour deuxième mission de transmettre aux universités :

  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations favorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations défavorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage. Cette liste est communiquée après épuisement d’une éventuelle procédure d’audition auprès du GRE.

 

Le GRE a pour troisième mission du traitement des éventuelles auditions.

4.4.2. Composition du GRE

Le GRE est composé de :

  • 1 représentant du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
  • 1 représentant du département de médecine de l’ULiège, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
  • 1 représentant du département de médecine de l’ULB, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
4.4.3. Procédure au sein du GRE (avis décisionnel en réunion)

Si le vote électronique du GRD n’a pas été unanimement favorable après application de la procédure du GRD, la décision est alors portée à la délibération puis au vote lors d’une réunion du GRE.

Le Maître de stage est informé par mail que sa demande sera traitée par le GRE.

Le GRE se réunit en vidéoconférence ou en présentiel.

La décision de recommandation de nomination peut porter sur :

  • la durée de la nomination (entre 1 et 3 années académiques)
  • le nombre de candidat.e.s MG qu’il est autorisé d’accueillir et superviser en même temps (1 ou 2 candidats MG)
  • une demande de rencontre sur le lieu potentiel de stage entre le médecin généraliste qui sollicite la nomination et une ou plusieurs personnes mandatées par le GRE.

 

Une décision de recommandation favorable pour 3 ans doit être prise à l’unanimité. Une décision de recommandation favorable pour 1 an peut être prise à la majorité des deux tiers. Une décision de recommandation favorable pour 1 ou 2 candidat.e.s MG peut être prise à la majorité des deux tiers.

Si le GRE n’a pas voté après 60 jours calendrier, à dater du jour de la transmission du vote électronique du GRD, le vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information sur la recommandation par mail via l’application MG Nomination avant transmission de la liste exhaustive à confirmer totalement ou partiellement par chacune des 3 universités. La mention d’une nomination est par ailleurs transposée automatiquement sur le profil de Maître de stage demandeur dans fordoc.

En cas de recommandation négative, la décision est motivée par mail. Un rappel de la procédure d’audition est également communiqué.

4.5. Audition

4.5.1. AUDITION auprès du GRE

Après communication par le GRE d’une recommandation défavorable – via l’application MG Nomination – le Maître de stage demandeur sollicitant la nomination peut introduire une demande d’audition via l’application MG nomination dans un délai de 30 jours calendrier à dater du jour de la communication de la recommandation défavorable du GRE.  Un accusé de réception sera envoyé par mail.

Lors de l’examen de la demande d’audition, le GRE a :

  • l’obligation de proposer au Maître de stage concerné d’être entendu individuellement; la date de la rencontre est fixée au moins 10 jours ouvrables à l’avance. Une première proposition de date de rencontre est envoyée par mail au Maître de stage qui a introduit une demande d’audition. En cas d’indisponibilité, une seconde date de rencontre est proposée par mail.
  • la possibilité de solliciter une rencontre sur le lieu de stage entre le Maître de stage et une personne ou plusieurs personnes que le GRE aura mandatées.

 

Le suivi de l’audition auprès du GRE fera l’objet d’une décision au plus tard dans les 90 jours calendrier de l’introduction de la demande d’audition. Si le GRE n’a pas pris de décision avant 90 jours calendrier, à dater du jour de transmission de la demande d’audition, le vote est automatiquement considéré comme favorable.

 

La rencontre du Maître de stage demandeur avec les membres du GRE fait l’objet d’un compte-rendu analytique écrit reprenant les éléments avancés par les différentes parties prenantes lors des échanges.  Ce compte-rendu est complété par la décision écrite et motivée du GRE à la suite d’une audition.

Ce compte-rendu est transmis au Maître de stage demandeur dans les 10 jours ouvrables qui suivent la rencontre.

 

Une décision de recommandation favorable pour 3 ans doit être prise à l’unanimité. Une décision de recommandation favorable pour 1 an peut être prise à la majorité des deux tiers. Une décision de recommandation favorable pour 1 ou 2 candidat.e.s MG peut être prise à la majorité des deux tiers.

4.5.2. Transmission des recommandations

Le GRE transmet annuellement aux universités :

    • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations favorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
    • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations défavorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage. Cette liste est communiquée après épuisement d’une éventuelle procédure d’audition auprès du GRE.

 

4.5.3. DeCISIONS des universités ET RECOURS

La procédure de décision et de recours après décision des universités découle du règlement de l’université où le recours a été introduit. Ces règlements sont disponibles sur les portails des universités.

 

4.6. Critères de recommandation d’un dispositif de stage avec 1 seul candidat MG

collaborateur pédagogique de l’université.

Inscrire le dispositif de stage dans le projet pédagogique des universités dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine générale.    

avoir introduit un dossier comme maître de stage par le spf santé.

Le Maître de stage demandeur s’engage à communiquer au GR le dossier introductif qui a été soumis pour cet agrément par le SPF Santé.

vademecum

Le Maitre de stage demandeur s’engage à respecter toutes dispositions reprises dans le vademecum du CCFFMG.

volume d’activités

Le Maître de stage demandeur démontre, données chiffrées pertinentes à l’appui (contacts, nombre de DMG, particularités, …), que :

  • le dispositif de stage permet au candidat MG d’assurer en moyenne 10 à 15 contacts par jour.
  • le volume d’activités du Maître de stage demandeur lui permet d’être disponible pour superviser le candidat MG.

A titre indicatif, sauf situations particulières à justifier, la fourchette de référence pour le volume d’activités d’un Maître de stage est définie entre 80 et 200 contacts par semaine.  

diversité des activités

Le Maître de stage demandeur fournit la preuve, données pertinentes à l’appui, que le candidat MG rencontrera une morbidité variée (en consultations et en visites). Il s’engage par ailleurs à ce que le candidat MG puisse prendre en charge de façon autonome un certain nombre de patients de manière adaptée à ses progrès dans la formation.

Supervisions minute (disponibilité immédiate)

Le Maître de stage demandeur présente les dispositions qui seront prises pour les supervisions « minute » :

  • disponibilité téléphonique
  • intervention rapide sur place
  • suppléance en cas d’indisponibilité (choisie ou subie)

Le Maître de Stage responsable doit être disponible et contactable par le candidat MG qui doit pouvoir à tout instant le solliciter pour des informations, des directives ou des conseils concernant l’exercice de la médecine générale. En l’absence du Maître de Stage responsable, le candidat MG doit être supervisé par un collègue Maître de Stage également reconnu par le SPF Santé, également nommé par les universités, identifié comme Maître de stage adjoint dans les conventions.

Le Maître de stage demandeur s’engage à respecter les dispositions ainsi présentées.

 Supervisions cliniques et pédagogiques de qualité

Présenter en détail les dispositions qui seront prises pour assurer des supervisions cliniques et pédagogiques de qualité  (distinctes des supervisions « minute »)

  • Analyse d’un cas, une situation, une intervention particulière
  • Encadrement d’une pratique professionnelle
  • Transmission de connaissances, de compétences, d’expériences
  • Ajustement de la relation professionnelle
  • Fixation des objectifs de l’assistanat
  • Evaluation des résultats atteints lors de l’assistanat.

 

Présenter les dispositions prises pour assurer des contacts personnels consacrés au compte-rendu d’activités, à l’organisation et à l’accompagnement du travail du candidat, à l’apprentissage des aptitudes diagnostiques et thérapeutiques, à des discussions de cas, à l’évaluation et au perfectionnement. Présenter les modalités mises en place pour consacrer aux supervisions cliniques et pédagogiques en moyenne de 2 heures par semaine. Le calcul de cette moyenne est réalisé sur 13 semaines. S’engager à respecter ces modalités.

Veiller à distinguer clairement les réunions d’organisation du travail collectif et les rencontres de supervisions.

Présenter comment un Maître de stage adjoint, prend le relais pour les supervisions cliniques et pédagogiques en cas d’absence choisie ou subie.

Prendre l’engagement de respecter les dispositions ainsi présentées. Veiller à consigner correctement les temps de supervision dans Fordoc

Maître de stage adjoint

Tous les maîtres de stage adjoints qui contribuent à un dispositif de stage doivent également faire l’objet d’une nomination universitaire.

collaboration avec un maître de stage adjoint

Il est obligatoire que, pour chaque stage, le Maître de stage responsable identifie un ou plusieurs Maîtres de stage adjoint(s) avec qui il peut collaborer pour assurer, en cas d’indisponibilité (force majeure, incapacité de travail, congés,…), la continuité de la supervision du candidat MG par un Maître de stage adjoint agréé par le SPF. Il s’agit, pour le Maître de stage responsable, de limiter les risques de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles. C’est aussi une protection pour le candidat MG en cas d’indisponibilité impromptue du Maître de stage responsable.

L’identification du Maître de stage adjoint – qui doit être agréé par le SPF Santé et nommé par les universités – est indiquée dans la convention de formation via https://futurmg.be/fordoc.

Cette identification de départ est utile pour :

  • limiter les risques pour le Maître de stage responsable de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles de Maître de stage
  • faciliter l’organisation du stage en période d’indisponibilité du Maître de stage principal
  • identifier toutes les parties concernées pour les dossiers d’assurances.
Collaboration avec le maître de stage spma  (1/15 – locorégionaux)

S’engager à accepter une éventuelle visite annuelle du maître de stage SPMA sur le lieu de la pratique du candidat MG.

4.7. Critères de recommandation d’un dispositif de stage avec 2 candidats MG

  • Respecter les critères énoncés au point 4.6
  • Avoir une expérience de la maîtrise de stage en MG
  • Démontrer que les engagements pris sont possibles pour chacun des 2 candidats MG pris individuellement, en particulier :
  • la diversité des activités
  • l’adéquation des équipements
  • l’individualisation des supervisions minute
  • l’individualisation des supervisions cliniques et pédagogiques de qualité
  • l’identification d’un Maître de stage adjoint spécifique