Pour les Maîtres de Stage
Incomplet signifie qu’il manque des informations sur le Maître de Stage pour que l’antenne du CCFFMG dispose des informations indispensables pour valider les données de base d’un contrat de stage.
A ce stade, aucune convention de stage ne peut être généré pour être soumis à la signature.
En attente de validation signifie que l’antenne du CCFFMG dispose de toutes les informations nécessaires sur le Maître de Stage pour valider les données de base d’une convention de stage.
A ce stade, l’antenne CCFFMG peut vérifier la validité des informations transmises.
Validé signifie que l’antenne du CCFFMG a vérifié que toutes les informations nécessaires sur le Maître de Stage étaient disponibles et que ces informations étaient valides.
Pour les candidats médecins généralistes
Incomplet signifie qu’il manque des informations sur le candidat médecin généraliste pour que l’antenne du CCFFMG dispose des informations indispensables pour valider les données de base d’une convention de stage.
A ce stade, aucune convention de stage ne peut être généré pour être soumis à la signature.
En attente de validation signifie que l’antenne du CCFFMG dispose de toutes les informations nécessaires sur le candidat médecin généraliste pour valider les données de base d’une convention de stage.
A ce stade, l’antenne CCFFMG peut vérifier la validité des informations transmises.
Validé signifie que l’antenne du CCFFMG a vérifié que toutes les informations nécessaires sur le candidat en médecin généraliste étaient disponibles et que ces informations étaient valides.
Pour les stages
En attente de validation signifie que l’antenne du CCFFMG a bien reçu une demande de stage.
A ce stade, l’antenne CCFFMG peut vérifier la validité des informations transmises.
Validé signifie que l’antenne du CCFFMG a vérifié que toutes les informations nécessaires pour un stage étaient valides. Les documents sont alors soumis à la signature électronique.
Terminé signifie que la période de stage est écoulée.
Archivé signifie que la période de stage est écoulée et que toutes les opérations administratives et comptables sont clôturées. A noter que les archives sont conservées 7 ans.
Interrompu signifie que le stage a débuté puis a été interrompu.
Annulé signifie que le stage n’a pas été accepté, n’a pas eu lieu pour des raisons diverses.
La numérotation des conventions
Exemple
0001-UCL-MD-1-2014-oct-FOR
0013-ULB-MD-2-2016-oct-COO
1924-ULG-HP-3-2013-nov-MAI
La signification
- Les 4 premiers chiffres correspondent à un numéro unique du stagiaire
- Les trois premières lettres pour déterminer l’université
- MD ou HP pour une convention chez un Maître de stage ou dans un hôpital
- 1, 2 ou 3 pour déterminer l’année du stage
- 4 chiffres pour l’année de début du stage
- 3 lettres pour le mois de début du stage
- 3 lettres (FOR – COO – MAI) pour le type de convention : convention de FORmation, de COOrdination, de MAItrise de stage
Pour les Time sheet
Brouillon signifie que le candidat médecin généraliste n’a pas encore envoyé la timesheet au Maître de Stage responsable pour approbation
En attente d’approbation signifie que le candidat médecin généraliste a complété définitivement la timesheet. Il n’est plus en mesure de la modifier par lui-même. La timesheet a été envoyée au Maître de Stage responsable.
Désapprouvée par le Maître de Stage responsable signifie que le Maître de Stage responsable n’a pas approuvé les données de la timesheet. Une notification par mail parvient au candidat médecin généraliste qui sera invité à modifier la timesheet du mois concerné.
Approuvée par le Maître de stage responsable signifie que le Maître de Stage responsable a approuvé les données de la timesheet en l’envoyant au CCFFMG.
Validé par le CCFFMG pour transmission au secrétariat social signifie que le CCFFMG va se basé sur les informations de cette timesheet pour transmettre les données nécessaires au secrétariat social.
Si la timesheet validée par le CCFFMG pour transmission au secrétariat social diffère de la timesheet approuvée par le Maître de Stage responsable, un mail est adressé au Maître de Stage responsable et au candidat médecin généraliste. Un commentaire personnalisé par l’antenne CCFFMG donne la justification la différence entre les deux timesheets.