4. Nomination du Maitre de stage par les universités

Pour pouvoir signer une convention de maîtrise de stage avec le CCFFMG, le Maître de stage doit préalablement répondre à ces deux exigences : d’une part, être agréé comme Maître de stage généraliste par le SPF santé (niveau fédéral); d’autre part, être nommé par les universités comme collaborateur pédagogique, responsable d’un dispositif de stage.

4.1. Conditions pour signer une convention avec le CCFFMG

Un dispositif de stage en MG est l’ensemble des moyens et des ressources pédagogiques, organisationnels, matériels et professionnels qu’un Maître de stage agréé et nommé s’engage à mettre en œuvre pour assurer sa mission de Maître de stage dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine Générale.

La validité de la présente procédure de nomination d’un Maître de stage comme collaborateur pédagogique, responsable d’un dispositif de stage, découle :

  • de la compétence des quatre universités francophones (UCLouvain, ULiège, ULB, UNamur) d’organiser le cursus de formation des candidats MG en vue de l’obtention d’un diplôme de Master de spécialisation en Médecine Générale ;
  • de la prérogative des universités de désigner leurs collaborateurs pédagogiques ;
  • de l’obligation pour le CCFFMG de contrôler le respect et l’exécution des conventions conclues ;
  • de la convention de maitrise de stage telle que définie par l’AR du 17 juillet 2009 modifiant l’AR du 21 avril 1983 fixant les modalités de l’agréation des médecins spécialistes et des médecins généralistes. L’article 1 de cette convention stipule que « le Maître de Stage est reconnu par le SPF Santé Publique et par le Centre ou le Département de Médecine Générale dont il dépend ».
  • d’un accord de coopération entre les 4 universités francophones et le CCFFMG

4.2. Introduction de la demande

4.2.1. L’application MG Nomination

La demande de nomination comme Maître de stage est introduite via l’application mg nomination par le Maître de stage généraliste demandeur.  MG nomination est le dispositif unique pour introduire une demande auprès des universités concernées (UCLouvain, ULiège, ULB, UNamur).

4.2.2. Calendrier de la demande

La procédure MG Nomination est d’application par année académique qui débute le 1 octobre.

Compte tenu des différents délais maximaux possibles, il est recommandé d’introduire le dossier avant décembre si l’on veut être assuré que la procédure puisse être menée à temps pour l’année académique suivante.

4.2.3. Nombre de candidat MG

Un Maître de stage est nommé pour un des types de dispositifs de stage suivant :

  • soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir et superviser un seul candidat MG
  • soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir et superviser deux candidats MG.

Une exception est possible pour accueillir un candidat MG supplémentaire au sein du dispositif de stage :

  • en cas de prolongation de stage de maximum 3 mois.
  • en remplacement d’un candidat MG absent pour une longue durée.
4.2.4. Durée de la nomination

La durée de nomination d’un Maître de stage porte sur maximum 3 années académiques. Une nomination est renouvelable en introduisant un nouveau dossier.

4.3. Le vote décisionnel par voie électronique  du GRD

4.3.1. Mission du GRD

Le groupe décisionnel par voie électronique (GRD)  a pour mission d’émettre un avis par voie électronique via l’application MG Nomination à propos de la demande du Maître de stage.

  • Si l’avis est unanime et favorable, la recommandation est transmise en vue de la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
  • Si l’avis n’est pas unanime, le dossier est traité par le GRE (voir ci-après).
4.3.2. Composition du GRD

Le GRD est composé par :

  • 3 représentants du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
  • 3 représentants du département de médecine de l’ULiège, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
  • 3 représentants du département de médecine de l’ULB, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
  • 3 représentants du département de médecine de l’UNamur, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
4.3.3. Procédure au sein du GRD (avis décisionnel électronique)

Chaque dossier est attribué aux 4 responsables des départements ou centre universitaires. Le responsable de département ou de centre peut modifier cette attribution vers un des deux autres membres du GRD de son université.

Les membres du GRD ont la possibilité de s’appuyer ou non sur différentes informations émanant de différents types d’acteurs :

  • les représentants des Maître de stage désignés au sein de l’asbl CCFFMG
  • les représentants des assistants désignés au sein de l’asbl CCFFMG
  • le secrétaire général du CCFFMG
  • le secrétariat de l’antenne CCFFMG au sein de son université
  • les Maîtres de stage de séminaires des assistants qui sont ou ont été en stage auprès du Maître de stage demandeur.
  • les cellules de conseil et de médiation au sein des différents centres et départements de médecine générale.

Les membres du GRD opèrent individuellement un vote par voie électronique via MG nomination. Si ce vote électronique est unanimement positif, la recommandation est favorable.

Si un des membres du GRD n’a pas voté après 90 jours calendrier, à dater du jour du dépôt de la demande, son vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information de recommandation favorable par mail via l’application MG Nomination.

4.3.4. Procédure au sein du GRD (avis décisionnel électronique) en cas de demande d’informations complémentaires au Maître de stage demandeur.

Les membres du GRD ont la possibilité – à l’aide de l’application MG nomination – de demander des informations complémentaires au Maître de stage demandeur.

Le Maître de stage demandeur dispose d’un délai de 30 jours calendrier pour apporter sa réponse – via l’application MGNomination.

Après réception du complément d’informations, les membres du GRD opèrent individuellement un nouveau vote par voie électronique via MG nomination. Si ce vote électronique est unanimement positif, la recommandation est favorable.

Si le Maître de stage demandeur n’a pas apporté sa réponse dans les 30 jours calendrier – à dater du jour de la transmission de la demande d’infos complémentaires émanant d’un membre du GRD, la demande initiale du Maître de stage demandeur est automatiquement transmise au GRE avec indication de la non-réception de la réponse.

Si un des membres du GRD n’a pas voté après 60 jours calendrier, à dater du jour de la transmission de l’information complémentaire, son vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information de recommandation favorable par mail via l’application MG Nomination avant transmission de la liste exhaustive à confirmer totalement ou partiellement par chacune des 3 universités. La mention d’une nomination est par ailleurs indiquée automatiquement sur le profil de Maître de stage demandeur dans

4.4. Le vote décisionnel en réunion du GRE

4.4.1. Missions du GRE

Le Groupe décisionnel en réunion (GRE) a pour première mission d’émettre un avis lorsque le GRD n’a pas remis de recommandation unanimement favorable.

Le GRE a pour deuxième mission de transmettre aux universités :

  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations favorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations défavorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage. Cette liste est communiquée après épuisement d’une éventuelle procédure d’audition auprès du GRE.

Le GRE a pour troisième mission du traitement des éventuelles auditions.

4.4.2. Composition du GRE

Le GRE est composé de :

  • 1 représentant du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
  • 1 représentant du département de médecine de l’ULiège, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
  • 1 représentant du département de médecine de l’ULB, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
  • 1 représentant du département de médecine de l’UNamur, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
4.4.3. Procédure au sein du GRE (avis décisionnel en réunion)

Si le vote électronique du GRD n’a pas été unanimement favorable après application de la procédure du GRD, la décision est alors portée à la délibération puis au vote lors d’une réunion du GRE.

Le Maître de stage est informé par mail que sa demande sera traitée par le GRE.

Le GRE se réunit en vidéoconférence ou en présentiel.

La décision de recommandation de nomination peut porter sur :

  • la durée de la nomination (entre 1 et 3 années académiques)
  • le nombre de candidat.e.s MG qu’il est autorisé d’accueillir et superviser en même temps (1 ou 2 candidats MG)
  • une demande de rencontre sur le lieu potentiel de stage entre le médecin généraliste qui sollicite la nomination et une ou plusieurs personnes mandatées par le GRE.

Une décision de recommandation favorable pour 3 ans doit être prise à l’unanimité. Une décision de recommandation favorable pour 1 an peut être prise à la majorité des deux tiers. Une décision de recommandation favorable pour 1 ou 2 candidat.e.s MG peut être prise à la majorité des deux tiers.

Si le GRE n’a pas voté après 60 jours calendrier, à dater du jour de la transmission du vote électronique du GRD, le vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information sur la recommandation par mail via l’application MG Nomination avant transmission de la liste exhaustive à confirmer totalement ou partiellement par chacune des 3 universités. La mention d’une nomination est par ailleurs transposée automatiquement sur le profil de Maître de stage demandeur dans fordoc.

En cas de recommandation négative, la décision est motivée par mail. Un rappel de la procédure d’audition est également communiqué.

4.5. Audition

4.5.1. AUDITION auprès du GRE

Après communication par le GRE d’une recommandation défavorable – via l’application MG Nomination – le Maître de stage demandeur sollicitant la nomination peut introduire une demande d’audition via l’application MG nomination dans un délai de 30 jours calendrier à dater du jour de la communication de la recommandation défavorable du GRE.  Un accusé de réception sera envoyé par mail.

Lors de l’examen de la demande d’audition, le GRE a :

  • l’obligation de proposer au Maître de stage concerné d’être entendu individuellement; la date de la rencontre est fixée au moins 10 jours ouvrables à l’avance. Une première proposition de date de rencontre est envoyée par mail au Maître de stage qui a introduit une demande d’audition. En cas d’indisponibilité, une seconde date de rencontre est proposée par mail.
  • la possibilité de solliciter une rencontre sur le lieu de stage entre le Maître de stage et une personne ou plusieurs personnes que le GRE aura mandatées.

Le suivi de l’audition auprès du GRE fera l’objet d’une décision au plus tard dans les 90 jours calendrier de l’introduction de la demande d’audition. Si le GRE n’a pas pris de décision avant 90 jours calendrier, à dater du jour de transmission de la demande d’audition, le vote est automatiquement considéré comme favorable.

La rencontre du Maître de stage demandeur avec les membres du GRE fait l’objet d’un compte-rendu analytique écrit reprenant les éléments avancés par les différentes parties prenantes lors des échanges.  Ce compte-rendu est complété par la décision écrite et motivée du GRE à la suite d’une audition.

Ce compte-rendu est transmis au Maître de stage demandeur dans les 10 jours ouvrables qui suivent la rencontre.

Une décision de recommandation favorable pour 3 ans doit être prise à l’unanimité. Une décision de recommandation favorable pour 1 an peut être prise à la majorité des deux tiers. Une décision de recommandation favorable pour 1 ou 2 candidat.e.s MG peut être prise à la majorité des deux tiers.

4.5.2. Transmission des recommandations

Le GRE transmet annuellement aux universités :

  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations favorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations défavorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage. Cette liste est communiquée après épuisement d’une éventuelle procédure d’audition auprès du GRE.
4.5.3. DECISIONS des universités ET RECOURS

La procédure de décision et de recours après décision des universités découle du règlement de l’université où le recours a été introduit.

4.6. Critères de recommandation d’un dispositif de stage avec 1 seul candidat MG

4.6.1. collaborateur pédagogique de l’université.

Inscrire le dispositif de stage dans le projet pédagogique des universités dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine générale.

4.6.2. avoir introduit un dossier comme maître de stage par le spf santé.

Le Maître de stage demandeur s’engage à communiquer au GR le dossier introductif qui a été soumis pour cet agrément par le SPF Santé.

4.6.3 vademecum

Le Maitre de stage demandeur s’engage à respecter toutes dispositions reprises dans le vademecum du CCFFMG.

4.6.4. volume d’activités

Le Maître de stage demandeur démontre, données chiffrées pertinentes à l’appui (contacts, nombre de DMG, particularités, …), que :

  • le dispositif de stage permet au candidat MG d’assurer en moyenne 10 à 15 contacts par jour.
  • le volume d’activités du Maître de stage demandeur lui permet d’être disponible pour superviser le candidat MG. A titre indicatif, sauf situations particulières à justifier, la fourchette de référence pour le volume d’activités d’un Maître de stage est définie entre 80 et 200 contacts par semaine.  
4.6.5. diversité des activités

Le Maître de stage demandeur fournit la preuve, données pertinentes à l’appui, que le candidat MG rencontrera une morbidité variée (en consultations et en visites). Il s’engage par ailleurs à ce que le candidat MG puisse prendre en charge de façon autonome un certain nombre de patients de manière adaptée à ses progrès dans la formation.

4.6.6. Supervisions minute (disponibilité immédiate)

Le Maître de stage demandeur présente les dispositions qui seront prises pour les supervisions « minute » :

  • disponibilité téléphonique
  • intervention rapide sur place
  • suppléance en cas d’indisponibilité (choisie ou subie)

Le Maître de Stage responsable doit être disponible et contactable par le candidat MG qui doit pouvoir à tout instant le solliciter pour des informations, des directives ou des conseils concernant l’exercice de la médecine générale. En l’absence du Maître de Stage responsable, le candidat MG doit être supervisé par un collègue Maître de Stage également reconnu par le SPF Santé, également nommé par les universités, identifié comme Maître de stage adjoint dans les conventions.

Le Maître de stage demandeur s’engage à respecter les dispositions ainsi présentées.

4.6.7. Supervisions cliniques et pédagogiques de qualité

Présenter en détail les dispositions qui seront prises pour assurer des supervisions cliniques et pédagogiques de qualité (distinctes des supervisions « minute »)

  • Analyse d’un cas, une situation, une intervention particulière
  • Encadrement d’une pratique professionnelle
  • Transmission de connaissances, de compétences, d’expériences
  • Ajustement de la relation professionnelle
  • Fixation des objectifs de l’assistanat
  • Evaluation des résultats atteints lors de l’assistanat.

Présenter les dispositions prises pour assurer des contacts personnels consacrés au compte-rendu d’activités, à l’organisation et à l’accompagnement du travail du candidat, à l’apprentissage des aptitudes diagnostiques et thérapeutiques, à des discussions de cas, à l’évaluation et au perfectionnement. Présenter les modalités mises en place pour consacrer aux supervisions cliniques et pédagogiques en moyenne de 2 heures par semaine. Le calcul de cette moyenne est réalisé sur 13 semaines. S’engager à respecter ces modalités.

Veiller à distinguer clairement les réunions d’organisation du travail collectif et les rencontres de supervisions.

Présenter comment un Maître de stage adjoint, prend le relais pour les supervisions cliniques et pédagogiques en cas d’absence choisie ou subie.

Prendre l’engagement de respecter les dispositions ainsi présentées. Veiller à consigner correctement les temps de supervision dans Fordoc

4.6.8. Maître de stage adjoint

Tous les maîtres de stage adjoints qui contribuent à un dispositif de stage doivent également faire l’objet d’une nomination universitaire.

4.6.9. collaboration avec un maître de stage adjoint

Il est obligatoire que, pour chaque stage, le Maître de stage responsable identifie un ou plusieurs Maîtres de stage adjoint(s) avec qui il peut collaborer pour assurer, en cas d’indisponibilité (force majeure, incapacité de travail, congés,…), la continuité de la supervision du candidat MG par un Maître de stage adjoint agréé par le SPF. Il s’agit, pour le Maître de stage responsable, de limiter les risques de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles. C’est aussi une protection pour le candidat MG en cas d’indisponibilité impromptue du Maître de stage responsable.

L’identification du Maître de stage adjoint – qui doit être agréé par le SPF Santé et nommé par les universités – est indiquée dans la convention de formation via https://futurmg.be/fordoc.

Cette identification de départ est utile pour :

  • limiter les risques pour le Maître de stage responsable de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles de Maître de stage
  • faciliter l’organisation du stage en période d’indisponibilité du Maître de stage principal
  • identifier toutes les parties concernées pour les dossiers d’assurances.
4.6.10. Collaboration avec le maître de stage spma  (1/15 – locorégionaux)

S’engager à accepter une éventuelle visite annuelle du maître de stage de séminaire sur le lieu de la pratique du candidat MG.

4.7. Critères de recommandation d’un dispositif de stage avec 2 candidats MG

  • Respecter les critères énoncés au point 4.6
  • Avoir une expérience de la maîtrise de stage en MG
  • Démontrer que les engagements pris sont possibles pour chacun des 2 candidats MG pris individuellement, en particulier :
  • la diversité des activités
  • l’adéquation des équipements
  • l’individualisation des supervisions minute
  • l’individualisation des supervisions cliniques et pédagogiques de qualité
  • l’identification d’un Maître de stage adjoint spécifique

8. Contributions financières du maitre de stage responsable

8.1. Prestations mensuelles

  • Le Maître de Stage responsable verse au CCFFMG, le 20 de chaque mois, une contribution financière fixe déterminée dans la Convention de Maîtrise de Stage  annexe-32-formulaire-d’ordre-permanent
  • Le Maître de Stage responsable reçoit ensuite du CCFFMG un document comptable établi sur base de l’état de prestations mensuelles du candidat MG, validé par le Maître de Stage responsable.

Si le paiement est effectué par ordre permanent. Il est demandé de mentionner sur l’ordre permanent la communication qui permet d’identifier le stage. Cette communication figure sur la note d’honoraire. La communication est identique pour la durée du stage concerné. Si le paiement est effectué par ordre mensuel. Il est alors demandé de mentionner sur le virement la communication structurée qui permet d’identifier le mois et le stage. Dans les deux cas. La note d’honoraire n’est pas un rappel. Elle a pour fonction de servir de pièce justificative comptable.

8.1. En cas de remboursement par le CCFFMG

Le CCFFMG rembourse le Maître de Stage responsable pour la période d’absence justifiée par un certificat médical du candidat MG (absence de plus de 5 jours, congé de maternité ou de paternité. Une note de remboursement est envoyée. Elle a pour fonction de servir de pièce justificative comptable.

8.3. Gardes au-delà des 120 heures obligatoires

Le CCFFMG envoie un document comptable pour le paiement de la somme forfaitaire convenue pour les heures de garde prestées au-delà des 120h. Ce document est établi sur base de l’état de prestations mensuelles du candidat MG, validé par le Maître de Stage responsable.

Dans le cas où plusieurs Maîtres de Stage supervisent le candidat MG, le Maître de Stage responsable signataire de la Convention de Formation et de la Convention de Maîtrise de Stage s’acquitte de la totalité de la contribution financière mensuelle y compris le forfait décidé pour les gardes effectuées au-delà des 120h de gardes obligatoires. Le comptable du Maître de Stage responsable ou de l’hôpital doit établir, pour chaque année civile, une fiche fiscale n° 281.50 à envoyer à l’antenne locale du CCFFMG dont dépend le candidat MG (cfr Annexe 41 – Avis aux débiteurs de commissions brochure éditée par le SPF – revenu 2014).

8.3. Jamais de transfert financier direct du Maître de stage vers l’assistant.

Si un assistant percevait une rémunération (ou un avantage en nature) directement d’un maître de stage, ceci dépasserait le cadre réglementaire légal prévu  avec des conséquences dommageables sur le statut social de l’assistant. En effet, si un assistant reçoit une rémunération ou un avantage de la part d’un maître de stage et que le maître de stage déclare de son côté cet avantage comme un avantage en nature, l’assistant aura des problèmes au niveau fiscal et social puisqu’il n’a aucun contrat de travail avec le maître de stage et qu’il est imposé en tant qu’employé uniquement, avec un niveau de cotisation sociale spécifique

1. La loi

La formation du candidat Médecin Généraliste (candidat MG) a lieu entre autre en application de la loi et des arrêtés suivants :

  1. l’AR du 17 juillet 2009 fixant le montant et les modalités de paiement de l’indemnité pour les candidats MG, publié au Moniteur Belge le 30 juillet 2009 (cfr Annexe 1)
  2. l’AR du 17 juillet 2009 modifiant l’article 15bis de l’AR du 28 novembre 1969, pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l’arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs, publié au Moniteur Belge le 30 juillet 2009 (cfr Annexe 2)
  3. l’AR du 17 juillet 2009 modifiant l’AR du 21 avril 1983 fixant les modalités de l’agréation des médecins spécialistes et des médecins généralistes, publié au Moniteur Belge le 31 juillet 2009 (cfr Annexe 3)
  4. l’AM du 17 juillet 2009 fixant les activités médicales du candidat MG, durant les périodes de stage auprès d’un Maître de Stage agréé, dans le cadre de la formation spécifique en médecine générale (cfr Annexe 4)
  5. l’AM 26 novembre 1997, l’article 3 chap. 1er concernant l’association de Maîtres de Stage, publié au Moniteur Belge le 16 décembre 1997 (cfr Annexe 5)
  6. l’AM du 1 mars 2010 fixant les critères d’agrément des médecins généralistes, publié au Moniteur Belge le 4 mars 2010 (cfr Annexe 6) + l’AM du 6 octobre 2017 modifiant l’AM de 2010  (Annexe 6b)
  7. la loi du 12 décembre 2010 fixant la durée du travail des médecins, dentistes, vétérinaires, des candidats-médecins en formation, publiée au Moniteur Belge le 22 décembre 2010 (cfr Annexe 7)
  8. l’AR paru au Moniteur Belge le 16 juin 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (cfr Annexe 8)
  9. l’AR FWB du 29 novembre 2017 fixant la procédure relative à l’agrèment des médecins spécialistes et généralistes
  10. l’AM du 14 mai 2019 – Surveillance Santé Périodique

2. Période transitoire entre l’obtention du diplôme et le début de l’assistanat

Durant cette période transitoire, l’étudiant peut éventuellement :

Les prestations effectuées sous statut d’indépendant nécessitent, au préalable, l’inscription à une caisse d’assurances sociales pour indépendants et le paiement de cotisations sociales pour un trimestre au moins (cfr Annexe 43 – Statut d’indépendant en tant qu’étudiant (UCM)). Il faut également veiller à être couvert pour cette période par une assurance RC professionnelle.

3. Le statut « sui generis »

3.1. Les droits sociaux couverts dans le statut « sui generis »

  • le premier mois de salaire garanti en cas d’incapacité de travail,
  • l’allocation de mutuelle en cas de maladie (environ 65%),
  • les allocations d’invalidité (environ 45%),
  • les allocations familiales,
  • l’allocation de naissance,
  • le congé de maternité & paternité,
  • les congés de circonstances

3.2. Ne sont pas couverts dans le statut « sui generis »

  • le chômage,
  • le double pécule de vacances,
  • le treizième mois,
  • la pension.

Le CCFFMG s’engage à garantir au candidat MG les droits sociaux liés au statut « sui generis ».  La couverture sociale relative à la maladie, à l’invalidité, aux absences, aux grossesses suit la législation en vigueur.

3.3. Particularités du statut « sui generis »

Les conventions définissant précisément la période du contrat du travail, le CCFFMG ne fait donc pas parvenir de formulaire « C4 » au terme de la formation.

Les conventions sont actualisées chaque année et ne sont valables que pour l’année en cours. Donc, pas de signature de conventions pour deux années consécutives.  

5. Les liens contractuels

5.1. Les conventions

5.1.1. La Convention de Coordination

Le candidat MG est employé par le CCFFMG qui lui verse un salaire mensuel.

Annexe 9. Modèle de convention de coordination classique généré sur FORDOC

5.1.2. La Convention de Maîtrise de Stage

Le Maître de Stage responsable s’engage vis-à-vis du CCFFMG à assurer la formation du candidat MG et à verser mensuellement au CCFFMG une contribution financière. 

Annexe 10. Modèle de convention de Maitrise d _stage classique généré sur FORDOC

5.1.3. La Convention de Formation

La Convention de Formation signée entre le candidat MG et son Maître de Stage responsable définit la manière dont le stage va se dérouler.

La formation débute habituellement le 1er octobre de chaque année pour se terminer le 30 septembre de l’année suivante.  Aucune convention ne débute en cours de mois (cfr Annexe 11 – art. 2 de la Convention de Formation).

Les candidats MG qui souhaitent débuter leur formation plus tôt peuvent le faire, à la condition d’avoir rempli tous les documents nécessaires et d’avoir obtenu leur numéro INAMI au préalable.

Les Conventions de Coordination et de Maîtrise de Stage seront signées par un administrateur du CCFFMG dûment mandaté après vérification de l’agrément du/des Maître(s) de Stage concerné(s) par chaque antenne locale du CCFFMG.

Annexe 11. Modèle de convention de formation classique généré sur FORDOC

Lors de la signature des conventions, les parties reconnaissent avoir lu les trois conventions entre parties et s’y conformer : Convention de Coordination, Convention de Formation, Convention de Maîtrise de Stage.

5.2. Lien de parenté

Le candidat généraliste ne peut effectuer plus de douze mois de stage auprès d’un Maître de stage présentant un lien de parenté en ligne directe ascendante. Cela n’est possible que chez un seul ascendant.

5.3. Frais de déplacement

Un montant mensuel forfaitaire est accordé aux candidats MG pour les frais de déplacement.  Ce montant varie selon la commune du lieu de stage.  Les communes sont classées en 4 catégories (établies selon les critères de l’IWEPS) : milieu urbain ;  milieu péri-urbain; milieu semi-rural; milieu rural.

5.4. Prolongation des stages

Pour rappel, le CCFFMG reçoit une subvention de l’INAMI pour la couverture financière des stages pendant 36 mois (3 années).

Une exigence de prolongation du stage par la commission d’agrément peut découler d’une interruption de plus de 15 semaines sur la totalité du stage suite un congé de maternité prolongé, à une maladie de longue ou à toute autre interruption.

Dans ces cas, le CCFFMG prolongera les conventions compte tenu du fait que la couverture financière par l’INAMI est déplacée sans être altérée par l’interruption.

Une exigence de prolongation du stage par la commission d’agrément peut découler de non-validation de périodes de stage (évaluations négatives, heures de séminaires ou de gardes insuffisantes) ; de non-présentation d’un certificat universitaire du master de spécialisation

Dans ces cas, le CCFFMG n’est pas tenu de signer une prolongation de convention de coordination, n’étant plus subsidié l’INAMI. La décision de signer une convention de coordination en vue de prolonger la durée de stage au-delà de 3 années effectivement prestées, non couvertes par un subside de l’INAMI, est prise à l’unanimité par les 3 responsables de département universitaire.

En cas de de refus, le candidat MG, s’il souhaite obtenir le Master de spécialisation, devra prendre accord avec le département de MG pour remplir les obligations universitaires (comme par ex. l’inscription aux séminaires de pratiques médicales assistées (séminaires 1-15 ; séminaires loco-régionaux).  Il devra convenir par lui-même de modalités de rémunération avec son Maître de stage.

5.5. A propos des stages à temps partiel

Il est possible de réaliser un stage à temps partiel.  Le CCFFMG prévoit actuellement comme modalités de temps partiel un mi-temps (19 heures de pratique clinique auprès du Maître de stage)

Sont alors adaptés au prorata :

  • la durée totale des 3 ans de stage
  • l’exigence de garde obligatoire à prester pendant le stage
  • la rémunération mensuelle du candidat MG et le forfait des frais des déplacements
  • la contribution financière mensuelle du Maître de stage

L’étalement des exigences de temps de travail académique est déterminé par chacune des universités.

La possibilité d’effectuer un stage à 4/5 temps (30 heures et 24 minutes de pratique clinique auprès du Maître de stage) est à l’étude au sein du CCFFMG mais n’est pas encore d’application actuellement compte tenu de la complexité organisationnelle qui en découle.

5.6. Collaboration entre Maîtres de stage agréés.

5.6.1. Contractualisation entre Maître de stage principal et adjoint

Il est vivement recommandé que, pour chaque stage, le Maître de stage responsable identifie un ou deux Maîtres de stage adjoint(s) avec qui il peut collaborer pour assurer, en cas d’indisponibilité (force majeure, incapacité de travail, congés,…), la continuité de la supervision du candidat MG par un Maître de stage adjoint agréé . Il s’agit, pour le Maître de stage responsable, de limiter les risques de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles. C’est aussi une protection pour le candidat MG en cas d’indisponibilité impromptue du Maître de stage responsable.

L’identification du Maître de stage adjoint – qui doit être agréé – est indiquée dans la convention de formation via https://futurmg.be/fordoc.

Cette identification de départ est utile pour :

  • limiter les risques pour le Maître de stage responsable de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles de Maître de stage
  • faciliter l’organisation du stage en période d’indisponibilité du Maître de stage principal
  • identifier toutes les parties concernées pour les dossiers d’assurances.

Le Maître de stage responsable et le Maître de stage adjoint ont la possibilité d’établir un accord de collaboration concernant les aspects organisationnels et financiers – par un document sous seing privé, Ce document sous seing privé n’engage pas la responsabilité du CCFFMG

5.6.2.  Responsabilités du Maître de stage principal

En toutes circonstances, le Maître de stage principal reste responsable :

  • du respect des dispositions reprises dans ce vademecum
  • de l’exécution des conventions vis-à-vis du candidat MG
  • de l’exécution des conventions vis-à-vis du CCFFMG (notamment pour le paiement de la totalité de la contribution du Maître de stage)
  • de l’existence de supervisions (informations, directives et conseils)
  • des relations avec la commission d’agrément.
5.6.3. Stage partagé par deux maîtres de stage

Il est possible de partager un stage en deux temps partiels auprès de deux Maîtres de stage agréés. Toutefois, il y aura toujours un Maître de stage principal et un Maître de stage adjoint.  Toutes les dispositions reprises ci-dessus restent d’application.

6. La liste exhaustive des activités médicales spécifiques

6.1. La liste exhaustive des activités médicales spécifiques

Le candidat MG limite ses activités médicales aux tâches de formation liées à l’exécution du plan de stage.  Sont considérées, de manière limitative, comme activités médicales spécifiques :

  • les activités dans des centres de transfusion sanguine,
  • les activités des agences locales de l’Office de la Naissance et de l’Enfance,
  • les activités des centres de soins de santé préventifs (*),
  • les activités des centres de planning familial,
  • la collaboration à la recherche scientifique concernant :
    • la médecine générale,
    • les soins de santé de première ligne dans des centres universitaires de médecine générale
    • les soins de santés dans le cadre d’un projet d’association scientifique de médecins généralistes.

Ces activités organisées dans la pratique de formation appartiennent au véritable stage de pratique et font donc partie du plan de stage. Pour ces activités spécifiques, il n’est pas prévu de rémunération complémentaire.  Elles ne peuvent dépasser 12 heures par semaine et font partie des 38h de pratique clinique. 

Dans ce cas, le maître de stage peut partager la tâche de supervision de façon explicite avec un autre médecin compétent dans cette activité spécifique.

6.2. Liste d’autres activités médicales intégrées dans le cadre de la pratique de médecine générale du Maître de stage.

Il peut s’agir également d’activités qui correspondent à des actes médicaux normalement prestés par le Maître de stage, au bénéfice de ses patients, et générant des honoraires.  Exemple : une aide opératoire pour un patient du cabinet, prestations médicales dans un milieu d’accueil ou d’hébergement.

Dans ce cas, le Maître de Stage responsable supervise toujours l’activité.

(*) Dans ce cadre de prévention, le candidat MG peut également prester au nom de leur maitre de stage, auprès de Médecins du Monde, d’un centre de prise en charge médicale de population très précarisée ou d’un centre consacré à la prise en charge des addictions.

6.3. Interdiction d’autres activités médicales accessoires

Des activités médicales accessoires autres ne sont pas autorisées et ne peuvent donc générer d’autres revenus supplémentaires pour le candidat MG

6.4. Activités non médicales

Éventuellement, il est possible de combiner le statut « sui generis » comme candidat MG avec un statut d’indépendant à titre complémentaire pour des activités non médicales. En d’autres termes, si le candidat MG exerce une profession accessoire comme indépendant (en dehors des heures qui sont prévues pour les stages et les activités de formation), il peut la combiner avec le statut « sui generis », à condition que cette profession ne découle pas de son statut de médecin.

Dans ce cas, le CCFMG et le Maître de Stage ne sont pas concernés. 

7. Les devoirs du maître de stage

7.1. Identification

Le Maître de Stage responsable remplit ou actualise ses données d’identification sur https://futurmg.be/fordoc. 

7.2. Activités

Le Maître de Stage responsable répartit les activités de formation équitablement durant la semaine de travail.  

Le Maître de Stage responsable permet au candidat MG de faire en moyenne 10 à 15 contacts-patients par jour, calculés sur une base annuelle ; ces contacts sont réalisés seul ou en présence du Maître de Stage responsable.  Les patients sont ceux du Maître de Stage responsable.  Le candidat MG n’a aucune obligation de recrutement de patients.

Le Maître de Stage responsable a l’obligation de permettre au candidat MG d’accomplir les 120 heures de gardes population par an.

7.3. Supervision

Le Maître de Stage responsable consacre un temps suffisant à la supervision et aux moments de discussion avec le candidat MG de façon à permettre une formation de qualité  (cfr Annexe 4 – art. 4 de l’AM du 17/07.2019)

Les dispositions pratiques quant à l’organisation du travail et des activités à visée pédagogique seront planifiées avant le début du stage. Le stage comprendra aussi bien des consultations que des visites à domicile réparties dans la mesure du possible de manière équilibrée.  Une part de ces visites se fera de manière autonome (le Maître de Stage responsable reste appelable et disponible). 

7.4. Disponibilité

Le Maître de Stage responsable doit être disponible et contactable par le candidat MG pour les informations, les directives ou les conseils concernant l’exercice de la médecine générale. En l’absence du Maître de Stage responsable, il est convenu que le candidat MG soit supervisé par un collègue Maître de Stage adjoint.

Le Maître de stage responsable doit être présent sur le lieu du stage (ou à grande proximité) tout au cours de la période de stage pour pouvoir être en relation rapidement et régulièrement avec le candidat MG.

Le Maître de stage responsable, à l’étranger ou trop éloigné du lieu de stage, ne peut déléguer la supervision à un Maître de stage adjoint que pendant maximum 30 jours ouvrables sur l’année.

En dehors de période de congé ou d’éloignement, le Maître de stage responsable peut déléguer la supervision à un Maître de stage adjoint pour des périodes de maximum 10 jours ouvrables en cas de raison impérieuse (comme une maladie).

Si le Maître de stage responsable n’est plus en mesure de respecter ces dispositions, les conventions peuvent être rompues ou transférées au Maître de stage adjoint qui devient le Maître de stage

7.5. Temps de travail

Le Maître de stage responsable, lorsqu’il est averti par mail automatique qu’une proposition d’état de prestation mensuelle lui est soumise par le candidat MG, a l’obligation de répondre via https://futurmg.be/FORDOC au plus tard 5 jours après réception du mail.

9. Les devoirs du candidat MG

9.1. Suivi des conventions

Les projets des trois conventions (Coordination, Maîtrise de Stage et Formation) sont validés électroniquement sur https://futurmg.be/fordoc.be par le CCFFMG qui s’assure que l’ensemble des informations nécessaires sont disponibles sur l’application. Une fois que les documents sont validés, les différents signataires reçoivent un mail qui les invite à signer électroniquement les différents documents. Les pdf sont disponibles et stockés dans Fordoc pour être éventuellement téléchargés par le Candidat MG ou le Maître de stage.

Le candidat MG se charge de transmettre les conventions à la Commission d’Agrément.

Tout changement dans la situation du candidat MG (déménagement, mariage, naissance, etc. …) doit être notifié sur l’application https://futurmg.be/FORDOC L’application FORDOC enregistre l’historique des modifications.

9.2. Médecine du travail

Le candidat MG soumis à la Médecine du Travail doit se rendre aux convocations dudit organisme. En cas d’impossibilité de s’y rendre, le candidat MG s’engage à prendre contact avec cet organisme, dans les meilleurs délais, pour l’obtention d’un nouveau rendez-vous. Les coordonnées de l’organisme en question sont reprises au point 21 du présent vademecum sous l’intitulé « La médecine du travail ».

9.3. Timesheet

Le candidat MG est tenu de remplir avant le 5 de chaque mois – sur https://futurmg.be/FORDOC – un formulaire d’état de prestations mensuelles. Le Maître de stage responsable est automatiquement averti par mail qu’une proposition lui est soumise pour approbation.

9.4. Congés

Le candidat MG et son Maître de Stage responsable envisagent, de commun accord, les dates de leurs prises de congés respectives. Durant les congés de son Maître de Stage responsable, le candidat MG sera supervisé par un autre Maître de Stage agréé.

Les congés de maladie font l’objet d’un certificat médical remis à l’antenne locale du CCFFMG endéans les 48h. De même, les dates de reprise du travail après un congé de maladie de plus d’un mois, d’un congé de maternité,… sont transmises à l’antenne locale du CCFFMG endéans les 48h de la reprise effective.

9.5. Continuité des soins

Il est attendu du candidat MG qu’il respecte en toutes circonstances dans un esprit collégial la continuité des soins même si cela prolonge exceptionnellement la durée de travail normale.

10. Le temps de travail

Le temps de travail de 38h à 48h se compose comme suit :

  • Le temps de pratique clinique au cabinet du Maître de stage = 38 heures par semaine en moyenne
  • Plus le temps de travail académique = maximum 10 heures par semaine (en dehors du cabinet du Maître de stage)

Le temps de travail pour les gardes population n’est pas comptabilisé dans le temps de travail.

10.1. Le temps de pratique clinique auprès du Maître de stage

Le temps de pratique clinique auprès du Maître de stage est en moyenne de 38 heures par semaine, lissées sur 13 semaines. Il comprend :

10 à 15 consultations/jour et par jour de prestation.
  • Les activités médicales de contact avec les patients.
  • Les supervisions « minutes » avec les Maîtres de stage
  • Les déplacements entre les visites à domicile.
  • Le travail administratif.
  • La participation à la vie professionnelle du cabinet médical.
  • Les activités médicales spécifiques. Ces activités médicales spécifiques définies de manière exhaustive dans le vademecum, pour un maximum de 12 heures par semaine.)
Les supervisions cliniques et pédagogiques
  • Analyse d’un cas, une situation, une intervention particulière
  • Encadrement d’une pratique professionnelle
  • Transmission de connaissances, de compétences, d’expériences
  • Ajustement de la relation professionnelle
  • Fixation des objectifs de l’assistanat
  • Evaluation des résultats atteints lors de l’assistanat. Le temps consacré aux supervisions cliniques et pédagogiques est en moyenne de 2 heures par semaine. Le calcul de cette moyenne est réalisé sur 13 semaines.
Des activités scientifiques au cabinet

Ces activités scientifiques menées au cabinet consistent à approfondir l’étude de situations rencontrées au quotidien dans la pratique clinique. Le temps recommandé pour ces activités scientifiques est de l’ordre de 3 heures par semaine. Le lieu est à définir d’un commun accord entre l’assistant et son maître de stage.

10.2. Le temps de travail académique

Le temps de travail académique est de maximum 10 heures par semaine. Il comprend :

  • Le temps de travail lié à la participation aux 17 séminaires 1/15 (ou SPMA ou loco-régionaux). La participation à un de ces séminaires correspond à 3 heures de travail.
  • Le temps de travail pour la réalisation du TFE (ou d’autres travaux exigés par l’université).
  • Le temps de travail pour la présence aux cours universitaires du Master de spécialisation en médecine générale.

10.3. Le temps de travail pour les gardes

Le temps des gardes population n’est pas comptabilisé dans le temps de travail. Il comprend les gardes obligatoires et les gardes non obligatoires.

Le Maître de Stage responsable a l’obligation de permettre au candidat MG d’accomplir les 120 heures par an de gardes population obligatoires. Les 120 heures de garde ne sont pas comprises dans les 38 à 48 heures de travail hebdomadaire, mais s’ajoutent à ces heures de travail. Il est souhaitable que le Maître de Stage responsable et le candidat MG conviennent, au sujet des gardes, de dispositions claires avant la signature de la convention.

10.4. En cas de conflit d’agenda

En cas de conflit d’agenda entre le temps de travail clinique et le temps de travail académique, l’assistant-e a droit de pouvoir remplir prioritairement ses obligations universitaires de présence à un séminaire 1/15 (ou SPMA ou loco-régional) ou de présence à un cours universitaire obligatoire.

10.5.  Le temps de travail doit être comptabilisé de 4 manières

  • par jour, le temps de travail cumulé ne peut pas dépasser 12 heures.
  • par semaine, le temps de travail cumulé ne peut pas dépasser 60 heures. La semaine comprend 5 jours de travail ou 10 demi-journées.
  • par mois, il y a lieu de comptabiliser les jours de congé.
  • par trimestre (1/10 au 31/12 ; 1/01 au 31/03 ; 1/04 au 30/06 ; 1/07 au 30/09), ce temps de travail ne peut dépasser 494 heures (13 x 38h) pour le travail de pratique clinique auprès du Maître de stage, en ce compris les supervisions et les activités scientifiques menées au cabinet.

10.6. Reporting des prestations

Le-la candidat-e MG remplit la timesheet du mois dans fordoc
  • le nombre d’heures de travail de pratique clinique auprès du Maître de stage (dont les heures de supervision)
  • le nombre d’heures de travail académiques (heures de participation aux séminaires, de participation au cours, de travail personnel)
  • la liste des congés en précisant la raison
  • le nombre de consultations
Le Maître de stage reçoit un mail qui l’invite à se connecter sur fordoc.

Il approuve ou désapprouve la partie de la timesheet qui concerne le temps de travail de pratique clinique, le temps de travail de supervision, les différents congés. Le temps de travail académique et les heures de garde déclarées par le candidat MG dans fordoc ne font pas l’objet d’une approbation ou désapprobation du Maître de stage.

L’antenne locale du CCFFMG valide egalement la timesheet

L’antenne s’assure que la timesheet est conforme à la législation.

10.7. Horaire de base

Il est recommandé que le Maître de stage et l’assistant.e conviennent avant le début de stage, par écrit, d’un horaire hebdomadaire de base, à titre indicatif.  Cet accord peut être annexé lors de la signature des conventions.

10.8. Pause de midi

Tout en tenant compte de l’organisation de la charge de travail, l’horaire de base convenu entre le maitre de stage et le candidat-médecin généraliste comprend la possibilité d’une interruption d’au moins 30 minutes par journée de travail, à prendre de préférence dans la période 12h et 14h. Si la pause est prise, elle n’est pas comptabilisée dans les prestations de travail.