Vademecum 2024-25 – Stage de MG en milieu hospitalier

4. Nomination du Maitre de stage par les universités

Pour pouvoir signer une convention de maîtrise de stage avec le CCFFMG, le Maître de stage doit préalablement répondre à ces deux exigences : d’une part, être agréé comme Maître de stage généraliste par le SPF santé (niveau fédéral); d’autre part, être nommé par les universités comme collaborateur pédagogique, responsable d’un dispositif de stage.

L’obligation de nomination des Maîtres de stage hospitaliers par les universités prendra effet le 1er octobre 2025. Nous vous conseillons d’introduire une demande MG Nomination dès le 1er novembre 2024.

4.1. Conditions pour signer une convention avec le CCFFMG

Un dispositif de stage en MG est l’ensemble des moyens et des ressources pédagogiques, organisationnels, matériels et professionnels qu’un Maître de stage agréé et nommé s’engage à mettre en œuvre pour assurer sa mission de Maître de stage dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine Générale.

La validité de la présente procédure de nomination d’un Maître de stage comme collaborateur pédagogique, responsable d’un dispositif de stage, découle :

  • de la compétence des quatre universités francophones (UCLouvain, ULiège, ULB, UNamur) d’organiser le cursus de formation des candidats MG en vue de l’obtention d’un diplôme de Master de spécialisation en Médecine Générale ;
  • de la prérogative des universités de désigner leurs collaborateurs pédagogiques ;
  • de l’obligation pour le CCFFMG de contrôler le respect et l’exécution des conventions conclues ;
  • de la convention de maitrise de stage telle que définie par l’AR du 17 juillet 2009 modifiant l’AR du 21 avril 1983 fixant les modalités de l’agréation des médecins spécialistes et des médecins généralistes. L’article 1 de cette convention stipule que « le Maître de Stage est reconnu par le SPF Santé Publique et par le Centre ou le Département de Médecine Générale dont il dépend ».
  • d’un accord de coopération entre les 4 universités francophones et le CCFFMG

4.2. Introduction de la demande

4.2.1. L’application MG Nomination

La demande de nomination comme Maître de stage est introduite via l’application mg nomination par le Maître de stage généraliste demandeur.  MG nomination est le dispositif unique pour introduire une demande auprès des universités concernées (UCLouvain, ULiège, ULB, UNamur).

4.2.2. Calendrier de la demande
  • La procédure MG Nomination est d’application par année académique qui débute le 1 octobre.
  • La première année académique concernée est l’année 2025-2026

Compte tenu des différents délais maximaux possibles, il est recommandé d’introduire le dossier avant décembre si l’on veut être assuré que la procédure puisse être menée à temps pour l’année académique suivante.

4.2.3. Nombre de candidat MG

Un Maître de stage est nommé pour un des types de dispositifs de stage suivant :

  • Soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir et superviser un seul candidat MG
  • Soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir et superviser deux candidats MG.
  • Soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir et superviser trois candidat MG
  • Soit pour un dispositif de stage autorisé à accueillir et superviser quatre candidats MG.
4.2.4. Durée de la nomination

La durée de nomination d’un Maître de stage porte sur maximum 3 années académiques. Une nomination est renouvelable en introduisant un nouveau dossier.

4.3. Le vote décisionnel par voie électronique  du GRD

4.3.1. Mission du GRD

Le groupe décisionnel par voie électronique (GRD)  a pour mission d’émettre un avis par voie électronique via l’application MG Nomination à propos de la demande du Maître de stage.

  • Si l’avis est unanime et favorable, la recommandation est transmise en vue de la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
  • Si l’avis n’est pas unanime, le dossier est traité par le GRE (voir ci-après).
4.3.2. Composition du GRD

Le GRD est composé par :

  • 3 représentants du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
  • 3 représentants du département de médecine de l’ULiège, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
  • 3 représentants du département de médecine de l’ULB, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
  • 3 représentants du département de médecine de l’UNamur, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
4.3.3. Procédure au sein du GRD (avis décisionnel électronique)

Chaque dossier est attribué aux 4 responsables des départements ou centre universitaires. Le responsable de département ou de centre peut modifier cette attribution vers un des deux autres membres du GRD de son université.

Les membres du GRD ont la possibilité de s’appuyer ou non sur différentes informations émanant de différents types d’acteurs :

  • les représentants des Maître de stage désignés au sein de l’asbl CCFFMG
  • les représentants des assistants désignés au sein de l’asbl CCFFMG
  • le secrétaire général du CCFFMG
  • le secrétariat de l’antenne CCFFMG au sein de son université
  • les Maîtres de stage de séminaires des assistants qui sont ou ont été en stage auprès du Maître de stage demandeur.
  • les cellules de conseil et de médiation au sein des différents centres et départements de médecine générale.

Les membres du GRD opèrent individuellement un vote par voie électronique via MG nomination. Si ce vote électronique est unanimement positif, la recommandation est favorable.

Si un des membres du GRD n’a pas voté après 90 jours calendrier, à dater du jour du dépôt de la demande, son vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information de recommandation favorable par mail via l’application MG Nomination.

4.3.4. Procédure au sein du GRD (avis décisionnel électronique) en cas de demande d’informations complémentaires au Maître de stage demandeur.

Les membres du GRD ont la possibilité – à l’aide de l’application MG nomination – de demander des informations complémentaires au Maître de stage demandeur.

Le Maître de stage demandeur dispose d’un délai de 30 jours calendrier pour apporter sa réponse – via l’application MGNomination.

Après réception du complément d’informations, les membres du GRD opèrent individuellement un nouveau vote par voie électronique via MG nomination. Si ce vote électronique est unanimement positif, la recommandation est favorable.

Si le Maître de stage demandeur n’a pas apporté sa réponse dans les 30 jours calendrier – à dater du jour de la transmission de la demande d’infos complémentaires émanant d’un membre du GRD, la demande initiale du Maître de stage demandeur est automatiquement transmise au GRE avec indication de la non-réception de la réponse.

Si un des membres du GRD n’a pas voté après 60 jours calendrier, à dater du jour de la transmission de l’information complémentaire, son vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information de recommandation favorable par mail via l’application MG Nomination avant transmission de la liste exhaustive à confirmer totalement ou partiellement par chacune des 3 universités. La mention d’une nomination est par ailleurs indiquée automatiquement sur le profil de Maître de stage demandeur dans

4.4. Le vote décisionnel en réunion du GRE

4.4.1. Missions du GRE

Le Groupe décisionnel en réunion (GRE) a pour première mission d’émettre un avis lorsque le GRD n’a pas remis de recommandation unanimement favorable.

Le GRE a pour deuxième mission de transmettre aux universités :

  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations favorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations défavorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage. Cette liste est communiquée après épuisement d’une éventuelle procédure d’audition auprès du GRE.

Le GRE a pour troisième mission du traitement des éventuelles auditions.

4.4.2. Composition du GRE

Le GRE est composé de :

  • 1 représentant du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
  • 1 représentant du département de médecine de l’ULiège, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
  • 1 représentant du département de médecine de l’ULB, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
  • 1 représentant du département de médecine de l’UNamur, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
4.4.3. Procédure au sein du GRE (avis décisionnel en réunion)

Si le vote électronique du GRD n’a pas été unanimement favorable après application de la procédure du GRD, la décision est alors portée à la délibération puis au vote lors d’une réunion du GRE.

Le Maître de stage est informé par mail que sa demande sera traitée par le GRE.

Le GRE se réunit en vidéoconférence ou en présentiel.

La décision de recommandation de nomination peut porter sur :

  • la durée de la nomination (entre 1 et 3 années académiques)
  • le nombre de candidat.e.s MG qu’il est autorisé d’accueillir et superviser en même temps (1, 2, 3 ou 4 candidats MG)
  • une demande de rencontre sur le lieu potentiel de stage entre le médecin qui sollicite la nomination et une ou plusieurs personnes mandatées par le GRE.

Une décision de recommandation favorable pour 3 ans doit être prise à l’unanimité. Une décision de recommandation favorable pour 1 an peut être prise à la majorité des deux tiers. Une décision de recommandation favorable pour 1, 2, 3 ou 4 candidat.e.s MG peut être prise à la majorité des deux tiers.

Si le GRE n’a pas voté après 60 jours calendrier, à dater du jour de la transmission du vote électronique du GRD, le vote est automatiquement considéré comme favorable.

Le Maître de stage demandeur reçoit l’information sur la recommandation par mail via l’application MG Nomination avant transmission de la liste exhaustive à confirmer totalement ou partiellement par chacune des 3 universités. La mention d’une nomination est par ailleurs transposée automatiquement sur le profil de Maître de stage demandeur dans fordoc.

En cas de recommandation négative, la décision est motivée par mail. Un rappel de la procédure d’audition est également communiqué.

4.5. Audition

4.5.1. AUDITION auprès du GRE

Après communication par le GRE d’une recommandation défavorable – via l’application MG Nomination – le Maître de stage demandeur sollicitant la nomination peut introduire une demande d’audition via l’application MG nomination dans un délai de 30 jours calendrier à dater du jour de la communication de la recommandation défavorable du GRE.  Un accusé de réception sera envoyé par mail.

Lors de l’examen de la demande d’audition, le GRE a :

  • l’obligation de proposer au Maître de stage concerné d’être entendu individuellement; la date de la rencontre est fixée au moins 10 jours ouvrables à l’avance. Une première proposition de date de rencontre est envoyée par mail au Maître de stage qui a introduit une demande d’audition. En cas d’indisponibilité, une seconde date de rencontre est proposée par mail.
  • la possibilité de solliciter une rencontre sur le lieu de stage entre le Maître de stage et une personne ou plusieurs personnes que le GRE aura mandatées.

Le suivi de l’audition auprès du GRE fera l’objet d’une décision au plus tard dans les 90 jours calendrier de l’introduction de la demande d’audition. Si le GRE n’a pas pris de décision avant 90 jours calendrier, à dater du jour de transmission de la demande d’audition, le vote est automatiquement considéré comme favorable.

La rencontre du Maître de stage demandeur avec les membres du GRE fait l’objet d’un compte-rendu analytique écrit reprenant les éléments avancés par les différentes parties prenantes lors des échanges.  Ce compte-rendu est complété par la décision écrite et motivée du GRE à la suite d’une audition.

Ce compte-rendu est transmis au Maître de stage demandeur dans les 10 jours ouvrables qui suivent la rencontre.

Une décision de recommandation favorable pour 3 ans doit être prise à l’unanimité. Une décision de recommandation favorable pour 1 an peut être prise à la majorité des deux tiers. Une décision de recommandation favorable pour 1, 2; 3 ou 4 candidat.e.s MG peut être prise à la majorité des deux tiers.

4.5.2. Transmission des recommandations

Le GRE transmet annuellement aux universités :

  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations favorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage.
  • une liste commune, exhaustive et unique de recommandations défavorables pour la nomination universitaire des maîtres de stage en MG en tant que collaborateurs pédagogiques, responsables d’un dispositif de stage. Cette liste est communiquée après épuisement d’une éventuelle procédure d’audition auprès du GRE.
4.5.3. DECISIONS des universités ET RECOURS

La procédure de décision et de recours après décision des universités découle du règlement de l’université où le recours a été introduit.

4.6. Critères de recommandation d’un dispositif de stage

4.6.1. Collaborateur pédagogique de l’université.

Inscrire le dispositif de stage dans le projet pédagogique des universités dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine générale.

4.6.2. Avoir introduit un dossier comme maître de stage par le spf santé.

Le Maître de stage demandeur s’engage à communiquer au GR le dossier introductif qui a été soumis pour cet agrément par le SPF Santé.

4.6.3 Vademecum

Le Maitre de stage demandeur s’engage à respecter toutes dispositions reprises dans le vademecum du CCFFMG.

4.6.4. Objectif pédagogique

L’objectif pédagogique d’un stage de MG en milieu hospitalier est de soutenir son développement de compétences de médecin généraliste. Le stage en milieu hospitalier vise plus spécifiquement à permettre au candidat MG de :

A. Développer des compétences médicales transférables à la pratique de médecin généraliste

  • La participation à la gestion des urgences sera particulièrement utile. 
  • Toutes les thérapeutiques utilisées à l’hôpital méritent d’être enseignées au candidat MG. Il sera toutefois confronté d’avantage avec les thérapeutiques utilisées également en ambulatoire. 
  • Les actes techniques demandés au candidat MG seront préférentiellement ceux qu’il sera amené à effectuer dans sa future pratique ambulatoire (sutures, petite chirurgie, plâtres, contentions, mise en place de baxters …). Il en sera de même des examens techniques diagnostiques (ECG, spirométrie …). 

Le candidat MG sera intégré à l’ensemble des activités pédagogiques et de formation continue organisées par le service. 

B. Développer des compétences de collaboration entre première et deuxième lignes, en particulier dans son rôle spécifique de médecin généraliste dans le suivi d’un patient avant son entrée à l’hopital et après  sa sortie de l’hopital.

  • Dans les services, le candidat MG est préférentiellement orienté vers la gestion des entrants, la tenue des dossiers, les consultations et l’organisation des sortants (thérapeutique, sociale…). 
  • Une attention particulière sera apportée à l’amélioration des divers aspects de la communication (avec les patients, les médecins traitants, les autres membres du personnel médical et paramédical, les assistants sociaux hospitaliers …).
  • Le candidat est encouragé à réfléchir sur leur expérience d’un fonctionnement hospitalier, des modalités thérapeutiques spécifiques qui y sont pratiquées, de la diversité des activités proposées par le service (salle, consultations, actes techniques)

Par ailleurs, un stage de MG contribue à un objectif sociétal plus large : l’amélioration de l’interface hôpital/domicile (entrée, séjour, sorties)

C. Contribuer à un objectif sociétal plus large : l’amélioration de l’interface hôpital/domicile (entrée, séjour, sorties)

4.6.5. Volume d’activités

Le Maitre de stage demandeur s’engage à :

  • Permettre au Candidat MG d’accéder à un volume adéquat d’activités adapté à ses compétences acquises et à ses capacités à gérer les situations qui se présentent à lui ;
  • Veiller à ce que le Candidat MG participe à la prise en charge et au suivi du patient tout en contribuant à la gestion des dossiers médicaux.
4.6.6. Diversité des activités

Le Maître de stage demandeur fournit la preuve, données pertinentes à l’appui, que le candidat MG rencontrera une morbidité variée. Il s’engage par ailleurs à ce que le candidat MG puisse prendre en charge un certain nombre de patients de manière adaptée à ses progrès dans la formation.

4.6.7. Dispositif d’encadrement d’un stage en milieu hospitalier

Le Maître de stage demandeur présente les éventuelles délégations de supervisions à des médecins d’encadrement agréés dans la même spécialité et dans le même service qu’il aura identifié, nommément désignés et qui agiront sous la responsabilité finale du Maître de stage.  Ces médecins d’encadrement sont identifiés en annexe des conventions CCFFMG (via Fordoc). Il est demandé que les médecins d’encadrement suivent annuellement au moins un module de formation spécifique, dispensé par un ou plusieurs centre ou départements universitaires de médecine générale. Les médecins d’encadrement reçoivent une délégation du Maître de stage pour se rendre disponibles pour des supervisions « minute », mais également pour des supervisions pédagogiques et cliniques du candidat MG (pour autant que ces médecins d’encadrement aient suivi un module de formation consacrée à la supervision pédagogique).

Le maître de stage s’engage à garantir la qualité du dispositif d’encadrement tout au long de la période de nomination comme Maître de stage.

4.6.8. Supervisions minute (disponibilité immédiate)

Le Maître de stage demandeur présente les dispositions qui seront prises pour les supervisions « minute » afin de garantir une disponibilité pour une intervention brève, directe et rapide auprès du candidat MG, qui vise la résolution du problème du patient. Le Maître de Stage responsable ou une des personnes qu’il a déléguée.s doit être disponible et contactable par le candidat MG qui doit pouvoir à tout instant le solliciter pour des informations, des directives ou des conseils concernant l’exercice de la pratique. Le Maître de stage demandeur s’engage à respecter les dispositions ainsi présentées.

4.6.9. Supervisions régulières, systématiques, programmées de qualité (2 H/sem.)

Présenter en détail les dispositions qui seront prises pour assurer des supervisions régulières, systématiques et programmées de qualité (distinctes des supervisions « minute »)

  • Discussions de cas permettant d’explorer les connaissances et le raisonnement du candidat MG, de stimuler sa réflexivité, et permettant au maitre de stage d’engager une conversation de feedback avec le candidat MG et de partager ses connaissances et son raisonnement (en lien avec l’EBM), de manière à jouer le rôle de modèle
  • Bilan de progression du candidat MG dans le développement de ses compétences avec élaboration d’un plan d’apprentissage individuel 

Présenter les dispositions prises pour assurer des contacts personnels consacrés au compte-rendu d’activités, à l’organisation et à l’accompagnement du travail du candidat, à l’apprentissage des aptitudes diagnostiques et thérapeutiques, à des discussions de cas, à l’évaluation et au perfectionnement. Présenter les modalités mises en place pour consacrer aux supervisions régulières, systématiques et programmées en moyenne de 2 heures par semaine. S’engager à respecter ces modalités.

Veiller à distinguer clairement les réunions d’organisation du travail collectif (réunions de staff, par exemple) et les séances de supervisions.  Seules ces dernières sont comptabilisées dans Fordoc (timesheets)

Prendre l’engagement de respecter les dispositions ainsi présentées.

4.6.10. Collaboration avec le maître de stage de séminaires (spma-1/15 – locorégionaux)

S’engager à accepter une éventuelle visite annuelle du maître de stage de séminaire sur le lieu de la pratique du candidat MG.