Pour pouvoir signer une convention de maîtrise de stage avec le CCFFMG, le Maître de stage doit préalablement être agréé comme Maître de stage généraliste par le SPF santé (niveau fédéral). A noter que le CCFFMG a également comme mission de contrôler le respect et l’exécution des conventions conclues.
4.1. MG Recommandation
4.1.1. Introduction d’un dossier
Le CCFFMG invite les Maîtres de stage agréés à soumettre un dossier dans la cadre de la procédure MG Recommandation (anciennement MG Nomination).
4.1.2. Objectifs de la procédure
Cette procédure vise à pouvoir transmettre une liste commune exhaustive et unique de recommandations favorables pour la signature de conventions :
- aux responsables des département et centre de médecine générale
- aux candidats médecins généralistes
En participant à cette procédure MG Recommandation, le Maître de stage agréé marque son accord pour la communication de la recommandation aux responsables des départements et centre de médecine générale ; et aux candidats médecins généralistes.
4.1.3. Portée de la procédure
Le contenu de la recommandation n’empêche nullement l’établissement de conventions par le CCFFMG. A noter toutefois que chaque université prend en compte le contenu de la recommandation selon des dispositions reprises dans son règlement du Master de spécialisation en médecine générale.
4.1.4. Respect du RGPD
Cette procédure respecte les dispositions RGPD du CCFFMG prises en responsabilités conjointes avec les départements universitaires de MG (CAPMG Namur ; DUMG ULB ; CUMG UCLouvain ; AGE ULiège). Voir les polices vie privée disponibles sur www.ccffmg.be
4.1.5. Transition MG Nomination
Les recommandations établies dans le cadre de l’ancienne procédure MG Nomination (vademecum 2024-2025) sont transposées comme des décisions MG Recommandation (vademecum 2025-2026)
4.2. Introduction d’une demande
4.2.1. L’application MG Recommandation
Une demande de recommandation est introduite via l’application MG recommandation par le Maître de stage. MG recommandation est le dispositif unique pour introduire une demande auprès du CCFFMG.
4.2.2. Calendrier de la demande
La procédure MG Recommandation est d’application par année académique qui débute le 1 octobre.
Compte tenu des différents délais maximaux possibles, il est recommandé d’introduire le dossier avant décembre si l’on veut être assuré que la procédure puisse être menée à temps pour l’année académique suivante.
4.2.3. Nombre de candidat MG
Un Maître de stage est recommandé pour un des types de dispositifs de stage suivants :
- soit pour un dispositif de stage recommandé pour accueillir et superviser un seul candidat MG
- soit pour un dispositif de stage recommandé pour accueillir et superviser deux candidats MG.
4.2.4. Durée de la recommandation
La durée d’une recommandation d’un Maître de stage porte sur maximum 3 années académiques. Une nomination est renouvelable en introduisant un nouveau dossier.
4.3. Le vote décisionnel par voie électronique du GRD
4.3.1. Mission du GRD
Le groupe décisionnel par voie électronique (GRD) a pour mission d’émettre un avis par voie électronique via l’application MG Recommandation à propos de la demande du Maître de stage.
Si l’avis est unanime et favorable, la recommandation est établie.
Si l’avis n’est pas unanime, le dossier est traité par le GRE (voir ci-après).
4.3.2. Composition du GRD
Le GRD est composé par :
- 3 représentants du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
- 3 représentants du département de médecine de l’ULiège, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
- 3 représentants du département de médecine de l’ULB, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
- 3 représentants du département de médecine de l’UNamur, désignés par son responsable. Ils sont porteurs d’une seule voix par demande de Maître de stage.
4.3.3. Procédure au sein du GRD (avis décisionnel électronique)
Chaque dossier est attribué aux 4 responsables des départements ou centre universitaires. Le responsable de département ou de centre peut modifier cette attribution vers un des deux autres membres du GRD de son université.
Les membres du GRD ont la possibilité de s’appuyer sur différentes informations émanant de différents types d’acteurs :
- les représentants des Maître de stage désignés au sein de l’asbl CCFFMG
- les représentants des assistants désignés au sein de l’asbl CCFFMG
- le secrétaire général du CCFFMG
- le secrétariat de l’antenne CCFFMG au sein de son université
- les Maîtres de stage de séminaires des assistants qui sont ou ont été en stage auprès du Maître de stage demandeur.
- les cellules de conseil et de médiation au sein des différents centres et départements de médecine générale.
Les membres du GRD opèrent individuellement un vote par voie électronique via MG recommandation. Si ce vote électronique est unanimement positif, la recommandation est favorable.
Si un des membres du GRD n’a pas voté après 120 jours calendrier, à dater du jour du dépôt de la demande, son vote est automatiquement considéré comme favorable.
Le Maître de stage demandeur reçoit l’information de recommandation favorable par mail via l’application MG Recommandation.
4.3.4. Procédure au sein du GRD (avis décisionnel électronique) en cas de demande d’informations complémentaires au Maître de stage demandeur.
Les membres du GRD ont la possibilité – à l’aide de l’application MG recommandation – de demander des informations complémentaires au Maître de stage demandeur.
Le Maître de stage demandeur dispose d’un délai de 30 jours calendrier pour apporter sa réponse – via l’application MG Recommandation.
Après réception du complément d’informations, les membres du GRD opèrent individuellement un nouveau vote par voie électronique via MG nomination. Si ce vote électronique est unanimement positif, la recommandation est favorable.
Si le Maître de stage demandeur n’a pas apporté sa réponse dans les 30 jours calendrier – à dater du jour de la transmission de la demande d’infos complémentaires émanant d’un membre du GRD, la demande initiale du Maître de stage demandeur est automatiquement transmise au GRE avec indication de la non-réception de la réponse.
Si un des membres du GRD n’a pas voté après 60 jours calendrier, à dater du jour de la transmission de l’information complémentaire, son vote est automatiquement considéré comme favorable.
Le Maître de stage demandeur reçoit l’information de recommandation favorable par mail via l’application MG Recommandation. La mention d’une recommandation est par ailleurs indiquée automatiquement sur le profil de Maître de stage demandeur dans Fordoc
4.4. Le vote décisionnel en réunion du GRE
4.4.1. Missions du GRE
Le Groupe décisionnel en réunion (GRE) a pour première mission d’émettre un avis lorsque le GRD n’a pas remis de recommandation unanimement favorable.
Le GRE a pour deuxième mission d’assurer le traitement des éventuelles auditions.
4.4.2. Composition du GRE
Le GRE est composé de :
- 1 représentant du centre académique médecine générale de l’UCLouvain, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
- 1 représentant du département de médecine de l’ULiège, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
- 1 représentant du département de médecine de l’ULB, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
- 1 représentant du département de médecine de l’UNamur, mandaté par son responsable. Il est porteur d’une seule voix.
4.4.3. Procédure au sein du GRE (avis décisionnel en réunion)
Si le vote électronique du GRD n’a pas été unanimement favorable après application de la procédure du GRD, la décision est alors portée à la délibération puis au vote lors d’une réunion du GRE.
Le Maître de stage est informé par mail que sa demande sera traitée par le GRE.
Le GRE se réunit en vidéoconférence ou en présentiel.
La décision de recommandation peut porter sur :
- la durée de la recommandation (entre 1 et 3 années académiques)
- le nombre de candidat.e.s MG qu’il est recommandé d’accueillir et superviser en même temps (1 ou 2 candidats MG)
- une demande de rencontre sur le lieu potentiel de stage entre le médecin généraliste qui sollicite la recommandation et une ou plusieurs personnes mandatées par le GRE.
Une décision de recommandation favorable pour 3 ans doit être prise à l’unanimité. Une décision de recommandation favorable pour 1 an peut être prise à la majorité des deux tiers. Une décision de recommandation favorable pour 1 ou 2 candidat.e.s MG peut être prise à la majorité des deux tiers.
Si le GRE n’a pas voté après 60 jours calendrier, à dater du jour de la transmission du vote électronique du GRD, le vote est automatiquement considéré comme favorable.
Le Maître de stage demandeur reçoit l’information sur la recommandation par mail via l’application MG Recommandation. La mention d’une recommandation est par ailleurs transposée automatiquement sur le profil de Maître de stage demandeur dans fordoc.
En cas de recommandation négative, la décision est motivée par mail. Un rappel de la procédure d’audition est également communiqué.
4.5. Audition
4.5.1. Audition auprès du GRE
Après communication par le GRE d’une recommandation défavorable – via l’application MG Recommandation – le Maître de stage demandeur sollicitant la recommandation peut introduire une demande d’audition via l’application MG recommandation dans un délai de 30 jours calendrier à dater du jour de la communication de la recommandation défavorable du GRE. Un accusé de réception sera envoyé par mail.
Lors de l’examen de la demande d’audition, le GRE a :
- l’obligation de proposer au Maître de stage concerné d’être entendu individuellement ; la date de la rencontre est fixée au moins 10 jours ouvrables à l’avance. Une première proposition de date de rencontre est envoyée par mail au Maître de stage qui a introduit une demande d’audition. En cas d’indisponibilité, une seconde date de rencontre est proposée par mail.
- la possibilité de solliciter une rencontre sur le lieu de stage entre le Maître de stage et une personne ou plusieurs personnes que le GRE aura mandatées.
Le suivi de l’audition auprès du GRE fera l’objet d’une décision au plus tard dans les 90 jours calendrier de l’introduction de la demande d’audition. Si le GRE n’a pas pris de décision avant 90 jours calendrier, à dater du jour de transmission de la demande d’audition, le vote est automatiquement considéré comme favorable.
La rencontre du Maître de stage demandeur avec les membres du GRE fait l’objet d’un compte-rendu analytique écrit reprenant les éléments avancés par les différentes parties prenantes lors des échanges. Ce compte-rendu est complété par la décision écrite et motivée du GRE à la suite d’une audition.
Ce compte-rendu est transmis au Maître de stage demandeur dans les 10 jours ouvrables qui suivent la rencontre.
Une décision de recommandation favorable pour 3 ans doit être prise à l’unanimité. Une décision de recommandation favorable pour 1 an peut être prise à la majorité des deux tiers. Une décision de recommandation favorable pour 1 ou 2 candidat.e.s MG peut être prise à la majorité des deux tiers.
4.5.2. Transmission des recommandations
Le GRE produit annuellement une liste commune, exhaustive et unique de recommandations favorables à destination des responsables de département et centre de médecine générale le 2 mai de chaque année.
Pour les candidat.e.s MG, l’information sur le contenu de la recommandation favorable (nombre d’assistants ; durée) est disponible sur la fiche fordoc du Maître de stage concerné.
4.5.3. Signature de conventions
La décision de signer des conventions de stage revient aux parties prenantes : candidat MG – Maître de stage – administrateur dûment mandaté par le CCFFMG.
4.6. Critères de recommandation d’un dispositif de stage avec 1 seul candidat MG
4.6.1. collaborateur pédagogique de l’université.
Inscrire le dispositif de stage dans le projet pédagogique des universités dans le cadre du Master de spécialisation en Médecine générale.
4.6.2. avoir introduit un dossier comme maître de stage par le spf santé.
Le Maître de stage demandeur s’engage à communiquer au GR le dossier introductif qui a été soumis pour cet agrément par le SPF Santé.
4.6.3 vademecum
Le Maitre de stage demandeur s’engage à respecter toutes dispositions reprises dans le vademecum du CCFFMG.
4.6.4. volume d’activités
Le Maître de stage demandeur démontre, données chiffrées pertinentes à l’appui (contacts, nombre de DMG, particularités, …), que :
- le dispositif de stage permet au candidat MG d’assurer en moyenne 10 à 15 contacts par jour.
- le volume d’activités du Maître de stage demandeur lui permet d’être disponible pour superviser le candidat MG. A titre indicatif, sauf situations particulières à justifier, la fourchette de référence pour le volume d’activités d’un Maître de stage est définie entre 80 et 200 contacts par semaine.
4.6.5. diversité des activités
Le Maître de stage demandeur fournit la preuve, données pertinentes à l’appui, que le candidat MG rencontrera une morbidité variée (en consultations et en visites). Il s’engage par ailleurs à ce que le candidat MG puisse prendre en charge de façon autonome un certain nombre de patients de manière adaptée à ses progrès dans la formation.
4.6.6. Supervisions minute (disponibilité immédiate)
Le Maître de stage demandeur présente les dispositions qui seront prises pour les supervisions « minute » :
- disponibilité téléphonique
- intervention rapide sur place
- suppléance en cas d’indisponibilité (choisie ou subie)
Le Maître de Stage responsable doit être disponible et contactable par le candidat MG qui doit pouvoir à tout instant le solliciter pour des informations, des directives ou des conseils concernant l’exercice de la médecine générale. En l’absence du Maître de Stage responsable, le candidat MG doit être supervisé par un collègue Maître de Stage également reconnu par le SPF Santé, également nommé par les universités, identifié comme Maître de stage adjoint dans les conventions.
Le Maître de stage demandeur s’engage à respecter les dispositions ainsi présentées.
4.6.7. Supervisions cliniques et pédagogiques de qualité
Présenter en détail les dispositions qui seront prises pour assurer des supervisions cliniques et pédagogiques de qualité (distinctes des supervisions « minute »)
- Analyse d’un cas, une situation, une intervention particulière
- Encadrement d’une pratique professionnelle
- Transmission de connaissances, de compétences, d’expériences
- Ajustement de la relation professionnelle
- Fixation des objectifs de l’assistanat
- Evaluation des résultats atteints lors de l’assistanat.
Présenter les dispositions prises pour assurer des contacts personnels consacrés au compte-rendu d’activités, à l’organisation et à l’accompagnement du travail du candidat, à l’apprentissage des aptitudes diagnostiques et thérapeutiques, à des discussions de cas, à l’évaluation et au perfectionnement. Présenter les modalités mises en place pour consacrer aux supervisions cliniques et pédagogiques en moyenne de 2 heures par semaine. Le calcul de cette moyenne est réalisé sur 13 semaines. S’engager à respecter ces modalités.
Veiller à distinguer clairement les réunions d’organisation du travail collectif et les rencontres de supervisions.
Présenter comment un Maître de stage adjoint, prend le relais pour les supervisions cliniques et pédagogiques en cas d’absence choisie ou subie.
Prendre l’engagement de respecter les dispositions ainsi présentées. Veiller à consigner correctement les temps de supervision dans Fordoc
4.6.8. collaboration avec un maître de stage adjoint
Il est obligatoire que, pour chaque stage, le Maître de stage responsable identifie un ou plusieurs Maîtres de stage adjoint(s) avec qui il peut collaborer pour assurer, en cas d’indisponibilité (force majeure, incapacité de travail, congés,…), la continuité de la supervision du candidat MG par un Maître de stage adjoint agréé par le SPF. Il s’agit, pour le Maître de stage responsable, de limiter les risques de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles. C’est aussi une protection pour le candidat MG en cas d’indisponibilité impromptue du Maître de stage responsable.
L’identification du Maître de stage adjoint – qui doit être agréé par le SPF Santé – est indiquée dans la convention de formation via https://futurmg.be/fordoc.
Cette identification de départ est utile pour :
- limiter les risques pour le Maître de stage responsable de ne pas être en mesure d’assumer l’ensemble de ses obligations contractuelles de Maître de stage
- faciliter l’organisation du stage en période d’indisponibilité du Maître de stage principal
- identifier toutes les parties concernées pour les dossiers d’assurances.
4.6.9. Collaboration avec le maître de stage spma (1/15 – locorégionaux)
S’engager à accepter une éventuelle visite annuelle du maître de stage de séminaire sur le lieu de la pratique du candidat MG.
4.7. Critères de recommandation d’un dispositif de stage avec 2 candidats MG
- Respecter les critères énoncés au point 4.6
- Avoir une expérience de la maîtrise de stage en MG
- Démontrer que les engagements pris sont possibles pour chacun des 2 candidats MG pris individuellement, en particulier :
- la diversité des activités
- l’adéquation des équipements
- l’individualisation des supervisions minute
- l’individualisation des supervisions cliniques et pédagogiques de qualité
- l’identification d’un Maître de stage adjoint spécifique
